Informe Semestre 2017
INFORME DE ACTIVIDADES Y RENDICIÓN DE CUENTAS DE JULIO A NOVIEMBRE DE 2017
PRESENTADO POR
CONSEJO DIRECTIVO 2017-2018
- JAVIER GARCÍA GARCÍA,
PRESIDENTE
MTRA. MARCELA AZPEITIA CONDE,
SECRETARIA
LIC. IVONNE HUICOCHEA VÁZQUEZ,
TESORERA.
9 DE DICIEMBRE DEL 2017
INFORME DE ACTIVIDADES JULIO A NOVIEMBRE DE 2017
Estimados colonos
Como lo expusimos en la Asamblea en la que fuimos electos, nuestro principal propósito fue trabajar para cumplir dos objetivos fundamentales:
- Sentar las bases para que a partir de este Consejo Directivo, ningún otro Consejo maneje de manera discrecional nuestros recursos.
- Sentar las bases para que toda decisión se tome con la asesoría de personas expertas, organizadas en comisiones y de manera consensuada.
De acuerdo a nuestro plan de trabajo, este Consejo Directivo ha cumplido con lo siguiente:
- Resolver las problemáticas fiscales, laborales, de seguridad social de los trabajadores y de los servicios.
- Actualmente publicamos en la página de internet de la Asociación, mes con mes, el Balance General, Estado de Resultados y Diario Contable donde se registran, día a día, los hechos contables de la Asociación. Lo anterior lo hacemos con un retraso no mayor de 45 días naturales. Les recuerdo que en la Asamblea del 15 de julio del presente se acordó que esta práctica sea permanente para este Consejo y los venideros. Otras prácticas importantes que se acordaron y que este Consejo ha cumplido y está cumpliendo fueron:
- En el primer bimestre del ejercicio del Consejo Directivo se protocolizó el Acta con los nombramientos de los miembros del Consejo.
- En el primer bimestre del ejercicio del Consejo Directivo, las cuentas mancomunadas de la Asociación a las que se refiere el artículo décimo sexto del Estatuto tenían las firmas autorizadas del Presidente, de la Tesorera y de la Secretaria.
- El manejo del efectivo mensual ha sido menor al 0.1% del presupuesto total anual de la Asociación.
- La Comisión de Revisión Contable ha sido permanente.
- Todos los miembros de las Comisiones son asociados al corriente de sus cuotas, presentaron su declaración de conflicto de intereses y aceptaron que esta información se publicara. En ocasiones ha habido invitados a las reuniones de las Comisiones para enriquecer las sesiones.
Con base en toda esta experiencia, se generó el REGLAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE INGRESOS Y EGRESOS.
Adicionalmente, hemos cumplido con las normas laborales, con el IMSS y con el sindicato. Contamos con una administración transparente, se ha mejorado la supervisión de gastos y las tareas de cobranza. Hoy manejamos aproximadamente $4,000 mensuales en efectivo de manera comprobada. El presupuesto se maneja a través de las cuentas mancomunadas de manera abierta y transparente.
Se regularizó el pago de los impuestos, como es el predial, la tenencia de la camioneta, el derecho de agua, se actualizó la concesión del pozo. En particular, en este semestre decidimos regularizar el “no pago” del impuesto sobre nómina, declarando en $0.00, los años 2015, 2016 y lo que va 2017. Se presentó en ceros este impuesto dado que somos una A.C. y si la autoridad nos llegara a reclamar, puesto que ya han existido pagos, impugnaremos legalmente este cobro.
Como consecuencia de los sismos de septiembre, adelantamos el análisis del agua del pozo y, afortunadamente, sus resultados son satisfactorios. Les informamos que las contribuciones de los colonos y trabajadores para apoyar a nuestras comunidades vecinas, fueron entregadas debidamente en centros de acopio de Tlayacapan, Cazahuates, Ocuituco y Totolapan.
Contamos con una Terminal Punto de Venta y actualmente los asociados pueden efectuar sus pagos a meses.
En cuanto al PRODDER 2017, ya está terminado, se entregó a CONAGUA que nos marcó cinco correcciones que ya se hicieron y la carpeta final se entregará la semana entrante.
En cuanto a la revisión contable de ejercicios anteriores, se celebraron varias reuniones, lo cual se informó en la Asamblea del 15 de julio del presente, y está pendiente lo siguiente:
- Que el C. P. Juan Carlos López, contador externo de la Asociación, reciba por parte del Mtro. Carlos Jiménez la documentación aclaratoria de la diferencia de $711,093.83, correspondiente al ejercicio 2015.
- La explicación por escrito, por parte del Mtro. Carlos Jiménez, de lo que pasó con la máquina del adoquín.
- Determinación por parte de la Asamblea de las acciones a seguir con relación a los ejercicios 2015 y 2016, dado que algunos colonos sugirieron revisar otras acciones a las propuestas por este Consejo.
Queremos agradecer la colaboración de la Comisión de Revisión Contable por el seguimiento que ha dado a las actividades financieras del Consejo. Esta Comisión la integran: Josefina Durán Lerma, Ma. de los Ángeles Gaona Ochoa, Ma. Victoria Castro Miranda, Víctor Carlos Quinto Abonce, Luis Martínez Salcedo, Emigdio Carro de la Fuente, Graciela Alcalá.
También nos comprometimos a regularizar el inventario de los bienes de la Asociación. A la fecha se tiene registro de los bienes adquiridos en 2016 y 2017 con su factura. De los años anteriores, estamos trabajando con la información que se pudo recuperar.
En cuanto al mejoramiento de la seguridad, nos comprometimos a elaborar un proyecto integral con el apoyo de nuevas tecnologías. El proyecto fue presentado y aprobado en la Asamblea del 21 de octubre pasado. Actualmente se están realizando las siguientes acciones:
- Cámaras de la entrada y salida al Fraccionamiento colocadas.
- En proceso las acciones de cimentación de bases para postes en el área de perímetro.
- En proceso la fabricación de postes, bases y gabinetes de montaje del sistema inalámbrico.
- Determinación de ubicaciones de postes en periferia de terrenos contiguos superiores, solo en espera de autorización.
- En coordinación con supervisor de mantenimiento de Vergeles se buscará la forma de pasar los cables de suministro eléctrico y datos por la parte de periferia o superior del lote, previa autorización del colono y Asociación.
Quisiéramos agradecer profundamente la valiosa colaboración de la Comisión de Seguridad que ha realizado un trabajo excelente, en particular al Ing. Eduardo Dávalos, el Ing. Rafael Cristerna y a nuestro asesor, el Ing. Claudio Rizoli.
Se ha trabajado arduamente en el mantenimiento del Fraccionamiento. Se contrató a un Supervisor de Campo, el Arq. Hugo Rivera Caballero, que ha dirigido a nuestro personal de mantenimiento y ha dado muy buenos resultados.
Actualmente, las áreas verdes y las instalaciones de la Casa Club se mantienen en buenas condiciones gracias a esta labor. Se trabajó en: la adquisición de herramientas, la compra e instalación de un tanque de gas y un calentador para los baños de la Casa Club, las instalaciones de la cocina para que fuera operable y, están en proceso algunas adecuaciones para su mejor funcionamiento, se ha impermeabilizado una parte del techo de la Casa Club y de la caseta y se continuará con este trabajo una vez que se termine de instalar la antena del sistema de seguridad, se colocó piso en La Cascada, se avanzó en la reparación de las instalaciones eléctricas de la Casa Club y la caseta, se han reparado varias fugas de agua del sistema hidráulico del Fraccionamiento y de las tomas de las casas, se realizó poda formativa de los árboles y poda del pasto en las áreas verdes, se llevó a cabo la limpieza permanente de los canales pluviales durante la época de lluvias para evitar que se taparan, entre otros trabajos.
Actualmente, están pendientes trabajos de arreglo de la Casa Club que en breve llevaremos a cabo.
Ahora bien, es importante mencionar que se ha reactivado la vida social en el Fraccionamiento. Los eventos en la Casa Club se están promoviendo gracias al trabajo de la Comisión de Uso de Instalaciones conformada por: María Victoria Castro Miranda, Víctor Carlos Quinto Abonce, Josefina Durán Lerma, Ma. de los Ángeles Gaona Ochoa, Alina Soto Brito, María del Refugio Mejía Alarcón, Alejandro Serrano Vallejo, Rosa Elena Núñez Chávez, Graciela Núñez Chávez.
Se llevó a cabo una magnífica fiesta el 15 de septiembre y el 19 de noviembre se llevó a cabo una saludable caminata. Se llevan a cabo clases periódicas de Yoga y Tai Chi; se prestan las instalaciones para el Coro de Actividades Culturales para pensionados y jubilados del IMSS y para reuniones de COMVIVES. Se prestan las instalaciones para talleres que generan ingresos para la Asociación y estos ingresos se registran y han servido para el mejoramiento de las instalaciones.
Por otro lado, tal como se mencionó en la Asamblea del 15 de julio, hemos llevado a cabo una cobranza activa que ha permitido conseguir los recursos para llevar a cabo los logros mencionados. En este rubro tenemos que este Consejo Directivo ha recuperado aproximadamente la cantidad de $690,000 por concepto de adeudos a la Asociación. Adicional a la recuperación económica, este trabajo ha permitido que se recuperen y capten colonos que anteriormente no pagaban a la Asociación.
Es importante señalar que este Consejo no ha condonado nunca el 100% de recargos y aun así, hemos recuperado la cantidad señalada. Por lo anterior, consideramos que ha sido una muy mala práctica la condonación de recargos por parte de gestiones anteriores, pues simplemente ha motivado el no pago.
Por esta razón, en el punto de Asamblea referente a la Determinación de la contribución de mantenimiento y agua para el año 2018, solicitaremos se apruebe que las Comisiones de Revisión Contable y Cobranza fijen los lineamientos y su cumplimiento, en relación a la condonación de recargos y que nunca sea del 100%. La política que hemos seguido es que si el colono no es reincidente en el incumplimiento de sus contribuciones, se le condona un máximo de 50% de recargos.
Por otro lado, la Comisión de Cobranza ha logrado una recuperación de $245,000.00. El pago que se realizó de comisiones se hizo sin violar lo señalado en el Estatuto y fue una cantidad mucho menor a la estipulada.
Esta Comisión está conformada por: Ma. Victoria Castro Miranda, Jaqueline Pineda Pineda, Víctor Carlos Quinto Abonce, Luis Martínez Salcedo.
En cuanto al proyecto de adoquín, se ha avanzado en darle mantenimiento a las calles que cuenta con éste y en conformar un Plan Maestro, mismo que fue presentado y aprobado en la Asamblea del 15 de julio pasado. En resumen, el mencionado plan consta de 5 etapas, cada etapa de un año y cada año se adoquinarán calles tanto de la primera como de la segunda sección. Es importante aclarar que es un proyecto dinámico. Su ejecución específica debe contemplar, resolver problemas a detalle como son: entradas de las casas, canales pluviales, desniveles, etc. La Comisión de Adoquín afortunadamente está conformada por expertos que nos han prestado su tiempo para explicarnos las problemáticas y supervisarán la ejecución del proyecto.
Agradecemos a los integrantes de dicha Comisión conformada por: Roger Aguilar Valenzuela, Felipe Escalante Castillo, Ricardo Flores Martínez, Francisco García Mercado, María Teresa Ortiz y, especialmente, a César Mora Velasco quien ha sido el líder de este proyecto.
También, quisiéramos agradecer a los integrantes de las Comisión Jurídica, la asesoría que han dado a este Consejo en las diversas situaciones legales que hemos tenido que atender. Esta Comisión está integrada por el Dr. Rogelio Rodríguez Garduño, la Lic. Jaqueline Pineda Pineda y el Lic. Rodolfo Padilla Garza, quien nos ha apoyado especialmente, en la redacción de los escritos para autoridades como la Fiscalía del Estado de Morelos, la CONAPRED y CONAGUA estatal, entre otros.
Para finalizar, los invitamos a participar en las actividades que promueve este Consejo Directivo, especialmente en la de hoy a las 18 horas, los esperamos en el jardín oriente de la Casa Club, pues celebraremos nuestra tradicional preposada.
RENDICIÓN DE CUENTAS DE JULIO A NOVIEMBRE DEL 2017
- Medidas de control.
Se continuó con las medidas de control interno tanto para el registro de los ingresos como los ingresos. Ejemplo de ello son las siguientes:
- Cada recibo de contribuciones en efectivo o con cheque tiene su comprobante de depósito individual.
- Se elaboran los recibos de todos los depósitos de la cuenta concentradora cada mes, aún de los que no se identifica quien lo deposita.
- Cada mes el Presidente y la Tesorera revisan contra estado de cuenta bancario los comprobantes de gastos y los firman.
- Se lleva un estricto control de gastos de caja chica, realizando una lista de los mismos y sus respectivos comprobantes. Estos también son revisados y supervisados por el Presidente y la Tesorera.
- Los gastos en efectivo mayores a $2,000.00, se han hecho por medio de cheque. Ejemplo de ello, son los pagos al herrero que hizo las casetas de vigilancia de torre 2 y torre 3 o a los trabajadores de la construcción que pegaron el piso de “La Cascada”.
- Se continúa registrando en los estados de cuenta bancarios, los números de los recibos que corresponden al depósito. Esta tarea ha sido realizada durante todo el año por nuestras comisionadas Ángeles Gaona y Josefina Durán, a quienes agradecemos infinitamente su apoyo y disposición para que el registro de nuestros recursos se haga de manera ordenada.
Por otro lado, en este semestre se revisó convenio por convenio, para determinar si todos los que se habían firmado correspondían con los pagos pactados y, para determinar si todos los que pagaban en parcialidades, habían establecido el convenio en la oficina administrativa. Lo que se encontró es que no todos los que pagan en parcialidades hicieron convenio y que no todos los que hacen convenio pagan puntualmente. Este es todavía, uno de los puntos que se debe regular, para mejorar el orden administrativo de los ingresos.
Para abatir el rezago en el pago de contribuciones, se implementó la notificación de los adeudos pegando en los domicilios el estado de cuenta que se genera en la Asociación, esto generó que la mayoría de los colonos se acercara y cubriera sus contribuciones, algunos establecieron un convenio y solo en algunos domicilios se colocó la válvula reguladora de flujo de agua. Esta acción permitió que el Consejo Directivo recuperara alrededor de $690,000.00 y se regularizara a un buen número de colonos. Esta recuperación fue labor únicamente del Consejo Directivo.
En cuanto a los egresos se continúa realizando la mayoría de los gastos por medio de transferencia electrónica y se cuenta con el CFDI correspondiente; el efectivo en caja chica no es mayor a los $4,000.00 y mes con mes se realiza la comprobación de gastos.
II Saldos en Tesorería.
En el acta de entrega recepción se registró que los saldos en el banco al tres de enero del 2017, eran:
|
Cuenta de cheques |
$20,406.00 |
|
Cuenta concentradora |
$16,000.00 |
|
Inversiones a la vista |
$2’050,125.03 |
|
Total |
$2’086,531.03 |
Al 30 de noviembre se tiene el siguiente saldo:
|
Cuenta de cheques |
$20,001.62 |
|
Cuenta concentradora |
$20,000.00 |
|
Inversiones a la vista |
$1’878,428.24 |
|
Total |
$1’918,429.86 |
La información anterior muestra que con las contribuciones recaudadas durante este año hemos podido sufragar los gastos mensuales de la Asociación. Esto se debe al empeño que ha puesto este Consejo en recuperar los adeudos y no solo al ingreso generado por las cuotas.
III. La recaudación del 2017.
A continuación se presenta el cuadro de los ingresos tenidos durante el periodo de enero a noviembre del 2017.
|
|
Ingresos |
||
|
Mes |
Contribuciones |
Otros |
Total |
|
Enero |
$736,029.04 |
$3,446.61 |
$739,475.65 |
|
Febrero |
$321,367.77 |
$3,729.37 |
$325,097.14 |
|
Marzo |
$227,301.95 |
$4,508.21 |
$231,810.16 |
|
Abril |
$292,874.06 |
$4,113.43 |
$296,987.49 |
|
Mayo |
$184,603.32 |
$4,815.97 |
$189,419.29 |
|
Junio |
$221,216.50 |
$4,241.32 |
$225,457.82 |
|
Julio |
$399,796.09 |
$4,429.74 |
$404,225.87 |
|
Agosto |
$276,923.06 |
$15,136.21 |
$292,059.27 |
|
Septiembre |
$272,299.07 |
$4,017.54 |
$276,316.61 |
|
Octubre |
$190,197.44 |
$4,286.35 |
$194,483.79 |
|
Noviembre |
$470,175.66 |
$3,499.34 |
$473,675.00 |
|
|
|
|
|
|
TOTAL |
$3,592,783.97 |
$56,224.17 |
$3,649,008.14 |
|
|
|
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|
|
Promedio |
$326,616.72 |
$5,111.29 |
$331,728.02 |
Cabe aclarar que la columna de contribuciones corresponde a las contribuciones por agua, mantenimiento, ingreso al Fraccionamiento y a Casa Club. La columna de otros corresponde a los ingresos por productos bancarios y a una devolución de CONAGUA por el programa PRODDER en el mes de agosto.
En el informe de julio se había estimado un promedio mensual de ingresos de doscientos cincuenta mil pesos, sin embargo, a excepción de octubre, en los demás meses la recaudación estuvo por encima de esa cifra. Esto se debe a la ardua labor de recuperación de adeudos, tanto por parte del Consejo Directivo como por uno de los miembros de la Comisión de Cobranza, el Contador Luis Martínez que recuperó $245,000.00.
Cabe señalar que de acuerdo con el artículo décimo tercero del Estatuto que a la letra dice: “(…) Los integrantes de las comisiones a que se refiere el presente artículo no devengarán remuneración alguna, salvo los integrantes de la Comisión de Cobranza a los cuales se les podrá pagar un porcentaje de lo cobrado a favor la Asociación que no exceda del 25% del monto recuperado. Lo pagado a los integrantes de esta comisión no podrá ser superior a lo cobrado por concepto de intereses. El monto a pagar será determinado por el Presidente y el Tesorero del Consejo Directivo. Este último tendrá la obligación de informar a la Asamblea de Colonos de lo devengado por este concepto a detalle (…)”, se informa a la Asamblea que el pago fue de $28,380.00 más $4,540.80 de IVA, dando un total de $32,920.80, lo que representa el 13.43% de lo recuperado.
IV. El gasto durante 2017.
A continuación se muestra el cuadro de los egresos del periodo enero a noviembre del ejercicio 2017.
|
Mes |
Egresos |
|
Enero |
$251,180.89 |
|
Febrero |
$224,168.59 |
|
Marzo |
$315,330.37 |
|
Abril |
$303,472.42 |
|
Mayo |
$371,248.54 |
|
Junio |
$313,095.99 |
|
Julio |
$459,543.05 |
|
Agosto |
$327,501.07 |
|
Septiembre |
$402,617.27 |
|
Octubre |
$255,689.47 |
|
Noviembre |
$422,890.21 |
|
|
|
|
Total |
$3,646,737.87 |
|
|
|
|
Promedio |
$331,521.62 |
Como ya se mencionó en la Asamblea de julio, en este ejercicio se tuvieron que cubrir varios pagos atrasados, como:
- Pago de predial del 2014 al 2016 de la Casa Club, del pozo y de uno de los terrenos de la cancha de básquetbol.
- También se pagaron las actualizaciones del predial del año 2017 de las tres propiedades citadas y ya se cubrió el pago del predial 2018.
- Impuestos de refrendo de la camioneta de la Asociación de 2013 a 2017.
- Cuota del sindicato del 2016, en diciembre se cubrirá la correspondiente a 2017.
- Actualizaciones del IMSS respecto a la prima de riesgo.
- Multas, actualizaciones y recargos del impuesto estatal sobre la nómina, de notificaciones que llegaron en 2014 y 2015 y no fueron cubiertas en esa fecha.
- Ya se han dado algunos adelantos para el sistema de seguridad, durante el mes de noviembre.
V. Distribución del gasto.
A continuación se muestran dos tablas de resumen de cómo se han gastado las contribuciones.
Tabla 1. Monto y porcentaje de gasto en salario y prestaciones.
|
CONCEPTO |
MONTO |
% |
|
Salarios |
$ 1,247,997.09 |
34.63% |
|
Prestaciones |
$ 41,865.24 |
1.16% |
|
Fondo de Ahorro |
$ 36,885.96 |
1.02% |
|
IMSS |
$ 310,351.66 |
8.61% |
|
INFONAVIT |
$ 71,578.89 |
1.99% |
|
SUBTOTAL |
$ 1,708,678.84 |
47.42% |
Tabla 2. Monto y porcentaje de gasto en mantenimiento general del Fraccionamiento.
|
CONCEPTO |
MONTO |
% |
|
Energía eléctrica |
$ 353,038.70 |
9.80% |
|
Proyecto de seguridad |
$ 303,652.94 |
8.43% |
|
Recolección de basura |
$ 238,477.63 |
6.62% |
|
Materiales de construcción, ferretería y pintura |
$ 160,623.13 |
4.46% |
|
Mantenimiento y compra de equipo de jardinería |
$ 103,982.59 |
2.89% |
|
Vales de despensa |
$ 91,293.77 |
2.53% |
|
PRODDER |
$ 84,506.00 |
2.35% |
|
Gasolina |
$ 73,332.82 |
2.04% |
|
Servicios contables |
$ 70,528.00 |
1.96% |
|
Auditor |
$ 66,733.32 |
1.85% |
|
CONAGUA |
$ 50,289.00 |
1.40% |
|
Uniformes |
$ 49,907.50 |
1.38% |
|
Impresora y equipo de computo |
$ 38,972.00 |
1.08% |
|
Artículos de limpieza y despensa |
$ 33,534.58 |
0.93% |
|
Predial |
$ 30,159.00 |
0.84% |
|
Químicos para la alberca |
$ 24,808.13 |
0.69% |
|
Papelería y equipo de oficina |
$ 21,945.92 |
0.61% |
|
Comisiones bancarias |
$ 20,741.86 |
0.58% |
|
Análisis de agua |
$ 13,688.00 |
0.38% |
|
Mantenimiento motos |
$ 13,153.75 |
0.37% |
|
Teléfono |
$ 12,466.00 |
0.35% |
|
Página web |
$ 9,999.99 |
0.28% |
|
Recibos |
$ 9,552.02 |
0.27% |
|
Notario |
$ 8,800.00 |
0.24% |
|
Gas |
$ 3,504.94 |
0.10% |
|
Fumigación |
$ 3,306.00 |
0.09% |
|
Mantenimiento camioneta |
$ 2,110.00 |
0.06% |
|
Lonas |
$ 1,719.12 |
0.05% |
|
SUBTOTAL |
$ 1,894,826.71 |
52.58% |
|
TOTAL DE GASTOS |
$ 3,603,505.55 |
100% |
Por último, cabe señalar que se adquirieron los siguientes bienes:
- Dos podadoras de uso rudo
- Dos desmalezadoras grandes
- Una computadora y una fotocopiadora, ambas con capacidad para trabajos de alta demanda.
- Tres sillas secretariales, una enmicadora y una destructora de papel.
- Mesas y sillas para la alberca.
- Una bomba para una de las cisternas.
- Se cambió el arrancador del pozo.
- Una televisión.
- Se cambiaron las llantas de la camioneta y de las motos.
- Un boiler y dos tanques estacionarios.
- El piso para La Cascada.
