Reglas de Procedimientos para el Manejo de Ingresos y Egresos
Oaxtepec, Mor., a 9 de diciembre de 2017.
REGLAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA EL MANEJO DE INGRESOS Y EGRESOS
I. CONSEJO DIRECTIVO
El Presidente electo deberá tramitar en el momento de su elección, la protocolización del acta en donde está su nombramiento. El Consejo saliente deberá apoyar estas acciones y solicitar a la Asamblea que nombre un mandatario para realizar dicho trámite.
En un periodo no mayor a 60 días de que el Presidente haya tomado el cargo, con el poder que lo reconoce como representante legal de la Asociación, deberá ir al banco para dar de alta las firmas autorizadas en las cuentas mancomunadas que marca el Estatuto y tramitar los dispositivos electrónicos de autentificación para el servicio computarizado del banco (netkey).
Tanto el Presidente como el Tesorero deberán firmar mensualmente toda la documentación probatoria de los gastos erogados (facturas, transferencias, reposición de caja chica, traspasos entre cuentas, etc.)
El Presidente y el Tesorero revisarán y darán su aprobación quincenalmente de la nómina del personal que labora para la Asociación.
El Tesorero deberá supervisar que los depósitos de las diversas contribuciones de los asociados (agua, adoquín, mantenimiento, etc.), que se pagan en efectivo o en cheque en la oficina administrativa de la Asociación, se realicen en el banco. Además, supervisará que se elaboren los recibos de las transferencias recibidas en la cuenta concentradora de la Asociación.
El Tesorero será el responsable de autorizar los gastos menores de caja chica (monto máximo $500.00), así como de firmar las notas que amparen dichos gastos, si es que el proveedor no extendiese factura. El Presidente validará dichos gastos cuando realice la revisión mensual de los mismos.
El manejo de efectivo mensual deberá ser menor al 0.1% del presupuesto total anual de la Asociación.
Las trasferencias bancarias electrónicas deberán realizarse de manera mancomunada: el Tesorero autoriza la transferencia con su dispositivo (netkey) y el Presidente la libera con el suyo.
El Secretario será el responsable de verificar que se realice el registro de las nuevas adquisiciones en el inventario, así como de revisar que una copia de la factura que ampara el bien esté en la carpeta de activo fijo.
El Presidente y el Tesorero serán los responsables de que los estados financieros de la Asociación estén disponibles en la página web de la Asociación, máximo después de 45 días naturales del cierre del mes.
El manejo, la custodia y la conservación de toda la documentación de la Asociación, así como de los archivos de la misma, serán responsabilidad ineludible del Consejo Directivo, en general y, la de tipo contable y financiera, del Tesorero, en particular.
El Consejo Directivo deberá resguardar la documentación de la Asociación en un lugar que cuente con llave, preservando siempre su seguridad y no podrá moverse de ese lugar sin la autorización expresa del mismo Consejo, siempre y cuando esté debidamente justificada la solicitud. Los archivos digitales deberán contar con un respaldo en un dispositivo externo al equipo de computación usual de la oficina administrativa. La documentación de vital importancia para la Asociación deberá de ser digitalizada.
El Consejo Directivo al protestar el cargo en la Asamblea deberá comprometerse a cumplir el Estatuto y este reglamento.
El Presidente y el Tesorero contestarán por escrito las observaciones que la Comisión de Revisión Contable les haga llegar y acudirán a las reuniones donde se les requiera, previo acuerdo de la fecha de realización de la reunión.
II. ASOCIADOS Y/O COLONOS
Solicitar su estado de cuenta mensualmente en la oficina administrativa de la Casa Club, ya sea por teléfono o correo electrónico.
Depositar sus contribuciones en CITIBANAMEX en la cuenta 23347 a nombre de la Asociación de Colonos de Vergeles de Oaxtepec, A. C. o la cuenta activa de la asociación. Cualquier cambio se notificará oportunamente a los colonos.
No realizar pagos mayores a $500.00 en efectivo, en la oficina administrativa de la Casa Club. Todos los pagos mayores a esta cantidad realizarlos en el banco, vía transferencia bancaria o en cheque. No sé recibirán pagos con cheque en los cinco días anteriores a la fecha de una Asamblea.
Al realizar una transferencia bancaría indicar la clave asignada por la Asociación para poder identificar quien realiza el depósito.
Realizar el depósito o la transferencia por la cantidad exacta marcada en el estado de cuenta del asociado.
Pasar a la brevedad a la oficina administrativa de la Casa Club, con el comprobante de la transferencia o el depósito bancario para canjearlo por el recibo de pago correspondiente. En caso de no poder hacerlo, dentro del mes en que se realizó la transferencia enviar el archivo al correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
III. SUPERVISOR ADMINISTRATIVO Y ASISTENTE CONTABLE
El supervisor administrativo o administrador, será responsable de:
- Realizar los depósitos en el banco, de las contribuciones pagadas en efectivo por los asociados en la oficina administrativa de la Casa Club.
- Solicitar al menos tres cotizaciones para la adquisición de bienes o el otorgamiento de servicios necesarios para el mantenimiento del Fraccionamiento, los cuales deberá entregar al Consejo Directivo para que sea este cuerpo colegiado el que tome la decisión.
- Elaborar quincenalmente la nómina de los trabajadores y enviarla al Presidente y al Tesorero para su aprobación.
- Obtener el registro de asistencia y puntualidad de cada trabajador del reloj checador.
- Llevar el control de los gastos de la caja chica e informar al Tesorero antes de realizar cualquier gasto mayor a $100.00
- Programar el pago de gastos fijos (energía eléctrica, teléfono, recolección de basura, etc.)
- Supervisar que el auxiliar contable elabore los recibos de los depósitos de la cuenta concentradora.
- Elaborar mensualmente la carpeta con los comprobantes de gastos cotejados contra el estado de cuenta bancario.
- Subir a la página de la Asociación la información contable mes con mes.
- Realizar diario, el corte de caja junto con el auxiliar contable.
El auxiliar contable estará encargado de:
- Elaborar los recibos de las contribuciones de los asociados, tanto de los pagos realizados en la oficina administrativa como de la cuenta concentradora.
- Archivar la copia de contabilidad de los recibos de las contribuciones de los asociados con su respectivo comprobante del depósito bancario.
- Archivar la copia de administración de los recibos de las contribuciones de los asociados.
- Enviar mensualmente los estados de cuenta de las contribuciones de los asociados por correo electrónico.
- Archivar por fecha, los documentos probatorios de gastos en la carpeta que le indique el supervisor administrativo o administrador.
- Archivar por fecha, los documentos probatorios de gastos de la caja chica y elaborar la lista de los mismos en Excel.
IV. COMISIÓN DE REVISIÓN CONTABLE
Cualquier asociado al corriente de sus contribuciones podrá pertenecer a esta Comisión y deberá presentar su declaración de conflicto de intereses. El Presidente y el Tesorero de un Consejo saliente no podrán pertenecer a esta Comisión en el periodo inmediato a la conclusión de su encargo.
Reunirse una vez al mes por lo menos, sin necesidad de que los convoque el Consejo Directivo.
Revisar que los recibos de las contribuciones cuenten con su respectivo comprobante de depósito bancario, en caso ser en efectivo o en cheque.
Revisar que los depósitos en la cuenta concentradora de la Asociación cuenten con su respectivo recibo.
Revisar que se hayan elaborado todos los recibos de la cuenta concentrador, independientemente de si se identificó o no al depositante.
Revisar que los gastos mensuales cuenten con su respectivo comprobante o factura.
Revisar los estados financieros generados por el Contador.
Realizar las observaciones pertinentes para que el Consejo Directivo corrija a la brevedad algún error de registro de ingresos o egresos.
Enviar por escrito al Consejo Directivo las observaciones que encuentren en las revisiones realizadas.
Realizar un informe mensual sobre las actividades que lleva a cabo para supervisar que se sigan los procedimientos administrativos señalados en el presente reglamento.
Participar con el Consejo Directivo en la elección del auditor que revisará la contabilidad del ejercicio anterior.
Participar en la elección del auditor que revisará la contabilidad del Consejo saliente.
V. SANCIONES
De acuerdo con el artículo décimo del Estatuto vigente, que a la letra dice: “En caso de que cualquier miembro del Consejo Directivo no cumpla con sus obligaciones de forma diligente, o se encuentre alguna irregularidad en su gestión que contravenga el presente Estatuto, la Asamblea General los podrá remover de su cargo, quedando obligados a resarcir o retribuir los daños y perjuicios causados a la Asociación, si los hubiere.”
Lo anterior se aplica al incumplimiento de las responsabilidades del Consejo Directivo señaladas en el presente reglamento, aunque no de manera limitativa.
En el caso de que el supervisor administrativo o administrador o el auxiliar contable incumpliesen con sus obligaciones:
1ra falta: Por escrito una amonestación.
2da falta: Acta administrativa.
3ra falta: Acta administrativa con advertencia de que si tuviera una falta más se le rescindirá su contrato.
4ta falta: Acta administrativa y rescisión inmediata de contrato.
Si hubiese un daño al Patrimonio de la Asociación, por parte del supervisor administrativo o administrador, o del auxiliar contable, El Consejo Directivo y el Abogado de la Asociación deberán presentar denuncia ante Ministerio Público.
TRANSITORIOS
Depósitos no identificados: se elaborarán mensualmente los recibos de los depósitos no identificados con la leyenda NO IDENTIFICADO, una vez que el colono entregue el comprobante correspondiente a dicho depósito se cargará a la cuenta de éste y el recibo se rotulará de forma manuscrita.
Pagos con cheque: Si un asociado realiza el pago de sus contribuciones con cheque, se elaborará el recibo y se retendrá el original hasta que el banco valide el depósito del mismo en la cuenta de la Asociación, en tanto, al asociado se le entregará una copia del recibo.
Redondeo de cantidades: Se sugiere que se aplique el redondeo de la siguiente manera, de $0.01 a $0.50 a la cantidad inferior inmediata, de $0.51 a $0.99 a la cantidad superior inmediata.
CONSEJO DIRECTIVO 2017-2018
SUMÉMONOS TODOS PRO-VERGELES
