ACTA ASAMBLEA GENERAL 07 DE DICIEMBRE DE 2019

Acta de la Asamblea General de la Asociación de Colonos de Vergeles de Oaxtepec, A. C., efectuada el 7 de diciembre de 2019 en las instalaciones de la Casa Club del Fraccionamiento Vergeles de Oaxtepec, ubicado en Carretera Federal Xochimilco Yautepec, Km. 70.5 Municipio de Yautepec, Estado de Morelos, C.P. 62738.

Siendo las 10:00 horas, el Dr. Javier García, Presidente de la Asociación, procede a solicitar el quórum de asociados y se le informa que están presentes 7 asociados, por lo que solicita una espera de media hora, según lo estipulado en el artículo vigésimo tercero del Estatuto, que a la letra dice: “Se constituirá el quórum y habrá validez legal de la Asamblea General, si está presente la tercera parte de los asociados en primera convocatoria. En caso de que no exista el quórum indicado se asentará en el acta, las razones de esta circunstancia y después de una espera de media hora, quedará legalmente instalada la Asamblea General, con los asociados presentes”.

A las 10:30 horas y con un quórum de 30 Asociados, el Dr. Javier García, da por instalada la Asamblea General de la Asociación de Colonos de Vergeles de Oaxtepec, A. C.

El Dr. Javier García solicita un moderador y dos escrutadores. Como moderador se propone el señor Álvaro González Fajardo y como escrutadores, los señores Aurelio Flores y Jaime Heredia.

Acto seguido, el Dr. García pide al moderador lea el orden del día para su aprobación:

Instalación de la Asamblea por parte del Presidente de la Asociación.
Informe y rendición de cuentas del Consejo Directivo 2019-2020 del periodo enero a octubre del 2019.
Resultados de la auditoría realizada al ejercicio 2018.
Seguridad: estadísticas de incidencias del periodo enero-octubre 2019, informe de mejoras al sistema de video-vigilancia, instalación de luminarias.
Determinación de las contribuciones para el año 2020: mantenimiento, agua y adoquín
Asuntos generales.

Dado que nadie pide cambios en el orden del día, el moderador solicita que se inicie con el punto 2 Informe y rendición de cuentas del Consejo Directivo 2019-2020 del periodo enero a octubre del 2019, por lo que el Dr. García inicia la lectura del informe.

Estimados colonos por este medio les informamos las acciones realizadas por este Consejo Directivo de enero a octubre del 2019.

I. ADMINISTRACIÓN

1. CONTROL DE INGRESOS.

Como resultado del control de los pagos de contribuciones en efectivo en la oficina administrativa de la Asociación, donde sólo se reciben pagos de hasta $500.00 (quinientos pesos) en efectivo, en dos ejercicios se ha logrado reducir en cerca del 30% el manejo de éste, obsérvese el siguiente cuadro:

	TIPO DE CUENTA			PORCENTAJE
Ejercicio	Cheques	Concentradora	Total	Cheques	Concentradora
2016	$2,213,667.81	$2,042,477.93	$4,256,145.74	52.01%	47.99%
2017	$1,861,434.49	$3,778,973.57	$5,640,408.06	33.00%	67.00%
2018	$1,283,818.42	$4,298,349.89	$5,582,168.31	23.00%	77.00%

En el ejercicio 2016, más del 50% de las contribuciones se pagaban en la oficina administrativa y se depositaban en la cuenta de cheques que donde se maneja el efectivo y los cheques, mientras que las contribuciones pagadas por transferencia o depositadas por los asociados en el banco, representaban el 48%.

En contraste, en el ejercicio 2017, esta relación se invirtió, el 67% de las contribuciones fueron hechas en la cuenta concentradora, en tanto que en la cuenta cheques, los depósitos de efectivo y cheques bajó al 33%. En el ejercicio 2018, se mantuvieron a la baja los depósitos en la cuenta de cheques (23%) y a la alza los depósitos en la cuenta concentradora (77%).

NOTA: en 2019, de manera preliminar podemos comentar que el porcentaje de la distribución de ingresos es de 14% en la cuenta de cheques y 86% en la cuenta concentradora.

Es indudable que el uso de la Terminal Punto de Venta (TPV) ha contribuido a este fenómeno, pues, en vez de tener el efectivo en la oficina administrativa y tener que ir a depositarlo al banco, es depositado directamente a la cuenta concentradora.

Sin embargo, el factor más importante ha sido la colaboración de los asociados y colonos al asumir la corresponsabilidad en el cuidado de los ingresos, ya que al depositar en el banco o al realizar transferencias de las contribuciones, ha permitido que se registre el ingreso directamente en las cuentas bancarias de la Asociación, que es la forma contable adecuada de control interno de los ingresos.

2. CONTROL DE EGRESOS

A sugerencia del auditor, desde el ejercicio 2018, además de tener firma mancomunada en la liberación de cheques, también se ha realizado la liberación mancomunada de transferencias. Esta norma ha implicado que tan solo los gastos menores, como son la reparación de una llanta o la compra de insumos menores para reparaciones urgentes, sean realizados en efectivo.

Con certeza, podemos afirmar que el 95% o más de los gastos que se realizan, se pagan vía trasferencia electrónica y cuentan con un CFDI (comprobante fiscal digital por internet). En caja chica se manejan aproximadamente $6,000.00 o menos, mensualmente.

3. RECUPERACIÓN DE ADEUDOS

Con mucha satisfacción, informamos a la Asamblea que durante estos diez meses se han logrado recuperar $975,131.08 (novecientos setenta y cinco mil pesos 80/100) de los adeudos que diversos colonos tenían con la Asociación.

Sumada esta cantidad a la recuperada en los dos años anteriores, este Consejo ha recuperado cerca de tres millones de pesos. Lo que ha permitido realizar la instalación del sistema de video-vigilancia, el cambio de luminarias y continuar con la colocación de adoquín.

NOTA: la condonación de recargos ha sido una mala práctica que no se ha fomentado en este Consejo.

4. AUDITORÍA

Se convocó a la Comisión de Revisión Contable los días 29 de junio y 6 de julio para, en la primera reunión, acordar los lineamientos para la selección del auditor para el ejercicio 2018 y, en la segunda, para seleccionar al auditor.

Agradecemos la participación de: Josefina Durán Lerma, Ángeles Gaona Ochoa, Graciela Alcalá, Ricardo Macedo Landa, Víctor Carlos Quinto Abonce, Luis Martínez Saucedo y Emigdio Carro de la Fuente. Su participación crítica, entusiasta y profesional permitió que el proceso se llevara de manera abierta y siguiendo los mejores intereses de la Asociación. Reiteramos que el auditor seleccionado, no fue propuesto por este Consejo, sino fue elegido por la mayoría de los comisionados.

En el punto correspondiente a “Resultados de la auditoría realizada al ejercicio 2018” se darán las conclusiones de la misma.

Por otro lado, les informamos que cada mes se publican en la página web de la Asociación, los estados financieros para que puedan revisar el estado que guardan las finanzas.

http://vergelesdeoaxtepecac.com/17/index.php/organos/estados-de-cuenta

Usuario: ColonoVergeles

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Finalmente, se informa que se elaboró detalladamente el activo fijo de la Asociación, dado que lo que existía era una lista de los bienes materiales. La actualización consistió en clasificar por año, la adquisición de los bienes, relacionando el costo, número de serie, número de factura, ubicación física y, en su caso, medidas. A partir del 2017, existe un expediente por año, con las facturas que comprueban la adquisición de los bienes del activo fijo. De los años anteriores, se incluyó lo que se logró recuperar.

II. MANTENIMIENTO DEL FRACCIONAMIENTO

A continuación se resaltan las actividades más importantes que ha realizado el grupo de mantenimiento del Fraccionamiento durante el periodo de enero a octubre:

Se reparó la cocina de la Casa Club: se cambiaron las ventanas de fierro por ventanas de aluminio, se colocaron lámparas led, se pintó el techo con pintura de esmalte.
Se continuó impermeabilizando los techos de la Sala de Asambleas de la Casa Club.
La alberca se pintó, se construyeron escalones y se colocó un barandal. También, se cambiaron dos bombas de agua y se instaló un centro de carga para La Cascada.
Se adquirió una bomba sumergible de 25 caballos para la cisterna y un tablero de cuchillas.
De nueva cuenta, en esta temporada de incendios, el personal de vigilancia y mantenimiento realizaron un trabajo extraordinario, al combatir el fuego que cada año se presenta en los límites del Fraccionamiento. Indudablemente, la brecha cortafuego volvió a ser muy útil para evitar que las llamas ingresaran al Fraccionamiento. El sistema de CCTV fue muy útil para el seguimiento del incendio e informar al grupo de mantenimiento para que lo controlara.
Se colocaron 185 luminarias LED en las calles del Fraccionamiento realizando la adaptación correspondiente: colocación de adaptador que evita la formación de sarro y el aterrizaje a tierra de cada luminaria, algo que no tenían las lámparas anteriores y provocaba que en una tormenta eléctrica se fundiera un gran número de focos. Agradecemos la participación de Eduardo Dávalos y Rafael Cristerna por su asesoría profesional en este rubro.
El supervisor general ha dado seguimiento, con las autoridades municipales, al permiso para la poda de las áreas verdes. Además, ha estado en contacto con el superintendente de la CFE para la revisión del sistema eléctrico del Fraccionamiento y la poda de árboles que se encuentran invadiendo los cables de luz. También, está coordinando las acciones del Programa de Devoluciones de Derechos de CONAGUA (PRODDER) 2019, que corresponde a las adaptaciones eléctricas en el pozo y la cisterna y el cambio de la bomba sumergible de la cisterna. Solicitamos atentamente a los colonos que nos apoyen cuando se les solicite cooperar con la poda de árboles que están en sus propiedades. Esto también ayuda para la mejor operación del sistema de video-vigilancia, dado que permite una mejor comunicación entre las antenas del sistema.

A continuación, se relacionará detalladamente todo el trabajo realizado:

Poda de las áreas 8 áreas verdes: 7 veces.
Poda de árboles que hay en todas las áreas verdes: 2 veces.
Limpieza de baldíos y terrenos.
Reparación de fugas de agua en tomas domiciliarias: 13.
Reparación de fugas en la red hidráulica: 4.
Cambio de tuberías de 4 pulgadas dañadas en Casa Club.
Elaboración y colocación de tomas para riego en 3 áreas verdes.
Sacar medidores de agua de las casas: 8.
Cambio de arenas en los dos filtros de la alberca de Casa Club.
Demolición y construcción de losa del registro de válvula del sistema hidráulico, ubicada en Camelias y Jacarandas.
Limpieza de canales pluviales de todo el Fraccionamiento: 5 veces.
Ocultar el tubo en andador de alberca para evitar accidentes.
Limpieza con máquina del terreno donde se tira la basura de poda.
Apagar incendio en los terrenos que colindan con el Fraccionamiento.
Pintura en rejillas del piso y puertas de La Cascada.
Quitar pintura de los dados de la fuente.
Reparación de la bomba clorificadora que está en la cisterna.
Pintado de la techumbre y la tapa de la cisterna.
Fabricación de tapas de lámina para las válvulas de la cisterna.
Fabricación de la tapa del pozo.
Se colocaron 2 contactos de piso en la Sala de juntas de la oficina administrativa.
Fabricación y montado de dos letreros preventivos: uno en Crisantemos y Jacarandas; otro en Bugambilias frente a la fuente de los dados.
Poda formativa de los árboles y setos en Bugambilias: 2 veces.
Colado de 19 dentellones con armado de varilla en adoquín nuevo.
Colado de remates en adoquín acceso de casas.
Pintado con pintura blanca para alberca como base en los dados de la fuente.
Pintado de colores con pintura de alberca en los dados de la fuente.
Reparación de fuga en tubo principal del pozo.
Colocado de 2 ventiladores en el salón de los espejos.
Colocado de cortinas en la sala de juntas.
Fabricación de 4 marcos de PTR de 4 x 2 pulgadas para levantar coladeras en adoquín nuevo: Jacarandas enfrente de la cisterna.
Limpieza de los techos en Casa Club.
Colado de dentellón y rampa donde termino el adoquín jacarandas.
Tala de tres palmeras secas: una en el área verde de Jacarandas 2ª sección, otra en el área verde de Violetas 2ª sección y otra en un terreno baldío.
Reparación de la pluma de acceso al Fraccionamiento.
Colocado de dos contactos, aterrizándolos a tierra física junto con el tablero de pastillas en Casa Club para conectar los aparatos del sistema de radiocomunicación y video-vigilancia.
Cambio de 4 lámparas de led en Sala de juntas de la oficina administrativa.

III. ADOQUÍN

Se avanzó en el Plan Maestro aprobado en la Asamblea del 15 de julio del 2017 y publicado en nuestra página de internet en la dirección:

http://vergelesdeoaxtepecac.com/17/documentos/VAMOS%20POR%20EL%20ADOQUIN%204.pdf

En 2019, se colocaron 4,415 metros cuadrados de adoquín, lo que hace que en esta gestión llevemos 7,003 metros cuadrados colocados. Prácticamente en esta gestión casi vamos a duplicar la superficie que estaba adoquinada cuando recibimos el Fraccionamiento. Cabe aclarar que gracias al trabajo de recaudación que hemos realizado y al incremento en el pago por parte de los colonos de esta contribución, tuvimos posibilidad de continuar con los trabajos de adoquín. Queremos agradecer a María Teresa Ortiz, César Mora Velasco y Roger Aguilar Valenzuela, el apoyo en este proyecto.

IV. ASUNTOS JURÍDICOS

Respecto a la demanda interpuesta por los colonos Ramón Villaseñor y Luis Martínez contra todos nosotros, les informamos que asistimos a dos juntas conciliatorias y no se llegó a ningún acuerdo. La siguiente sesión ante el juzgado será en enero del 2020. Cabe aclarar que por disposición de la juez, podemos seguir celebrando Asambleas, siempre y cuando no se trate algún punto que pueda implicar la modificación del Consejo Directivo, por lo anterior, en esta Asamblea omitimos el punto de leer y aprobar el acta de la Asamblea del 15 de diciembre del 2018.

En el juicio que se inició en 2016 y que nos ha correspondido dar seguimiento, para la recuperación del adeudo del colono Pablo Pruneda, se está en espera de resolución una vez que la esposa del colono demandado compadezca. Queremos agradecer a Josefina Durán y a Graciela Chavarría, por haber asistido como testigos en este juicio.

En lo que se refiere a la carpeta de investigación que se seguía por del daño a la pluma de salida del Fraccionamiento, ocasionada por un colono con adeudo que quería que se le abriera, dado que su tarjeta no funciona en el primer sensor, por acuerdo de Asamblea de que los colonos con adeudos deben de abrir ellos mismos con la tarjeta disponible en caseta, no hubo conciliación con el demandado, por lo que se llegó a un juicio penal donde se resolvió que el colono deberá cubrir la cantidad de $15,500 (quince mil quinientos pesos) como pago por la reparación del daño ocasionado en la pluma.

Finalmente, en este periodo que se informa, se han separado de la Asociación dos trabajadores por haber incurrido en faltas graves. Cabe aclarar que la separación se realizó de acuerdo con la ley y, para el caso de uno de ellos que era sindicalizado, la separación se llevó a cabo con el acuerdo de la representante sindical.

Agradecemos el trabajo que ha realizado el abogado de la Asociación, Lic. Rodolfo Padilla Garza en el seguimiento de todos estos casos. Está por demás mencionar, que ninguno de los colonos que han apoyado a nuestra Asociación ha cobrado por su trabajo.

El Dr. García da la palabra a la Lic. Huicochea, para que continúe con la rendición de cuentas.

RENDICIÓN DE CUENTAS DE ENERO A OCTUBRE DEL 2019

1. INGRESOS

Al 31 de octubre del presente año, los ingresos en cada una de las series manejadas en la Asociación, son los siguientes:

MANTENIMIENTO	$3,433,925.91
AGUA	$521,529.57
ADOQUÍN	$225,280.15
OTROS ⁽¹⁾	$94,227.89
PRODUCTOS FINANCIEROS	$34,491.75
OTROS PRODUCTOS⁽²⁾	$3.17
TOTAL	$4,309,458.44

Otros: corresponde a los ingresos por entradas a Casa Club y al Fraccionamiento; renta de la mesa de billar y el sauna; compra de tarjetas de acceso; renta de las instalaciones de la Casa Club y a los depósitos en la cuenta concentradora no identificados.
Otros productos: corresponde a pagos del banco por diferencias de saldos.

2. SALDOS

Al día 30 de noviembre del presente, los saldos en banco son:

CUENTA DE CHEQUES	$21,635.81
CUENTA CONCENTRADORA	$22,599.28
TARJETA EJECUTIVA	$14,619.80
FONDOS BANAMEX	$25,040.87
INVERSIÓN	$705,621.37
TOTAL	$789,517.13

3. EGRESOS

A continuación se presenta una tabla, con los rubros generales de los gastos efectuados hasta el 31 de octubre del presente.

CONCEPTO	EGRESO	PORCENTAJE
Salarios y prestaciones	$1,630,793.78	28.90%
Adoquín	$1,158,937.44	20.54%
Energía eléctrica	$523,346.29	9.27%
Luminarias	$501,644.32	8.89%
Recolección de basura	$313,088.84	5.55%
IMSS e INFONAVIT	$308,435.38	5.47%
Mejoras y mantenimiento sistema CCTV	$129,717.51	2.30%
PRODDER	$128,041.00	2.27%
Actualización equipo de radiocomunicación	$112,029.91	1.99%
Vales de despensa	$109,480.73	1.94%
Gasolina	$80,204.17	1.42%
Servicios de contabilidad	$73,729.60	1.31%
Uniformes	$61,842.79	1.10%
Equipo y artículos de oficina y papelería	$47,312.78	0.84%
Artículos ferretería y plomería	$45,603.38	0.81%
Auditoría	$40,000.00	0.71%
Comisiones bancarias	$39,390.66	0.70%
Artículos de limpieza y despensa	$37,667.16	0.67%
CONAGUA	$34,409.00	0.61%
Remodelación alberca y fuentes	$38,698.02	0.69%
Maquinaría y herramientas para mantenimiento	$30,270.50	0.54%
Mejoras y mantenimiento Casa Club	$34,644.01	0.61%
Materiales y mantenimiento equipo de jardinería	$22,729.26	0.40%
Comisión por cobranza	$21,751.61	0.39%
Fumigación contra el mosquito	$20,722.24	0.37%
Mantenimiento motocicletas y camioneta	$19,756.07	0.35%
Materiales para construcción y herrería	$16,451.09	0.29%
Mantenimiento alberca	$15,611.06	0.28%
Servicios notariales	$14,013.07	0.25%
Servicio telefónico	$11,341.70	0.20%
Página web	$9,999.99	0.18%
Permiso 2019 para poda	$6,336.00	0.11%
Mantenimiento caseta	$1,740.00	0.03%
Hipoclorito	$1,392.00	0.02%
Botiquín	$970.00	0.02%
Recarga extintores	$928.00	0.02%
Gas	$302.40	0.01%
TOTAL ANTES DE DEPRECIACIONES	$5,643,331.76	100.00%

DEPRECIACIONES	$368,066.64

TOTAL DESPUÉS DE DEPRECIACIONES	$6,011,398.40

En la tabla se observa, como siempre, que casi la tercera parte de los egresos (28.90%) corresponde a los salarios y prestaciones de los 22 trabajadores de la Asociación. En este año, el aumento al salario que se dio, fue del 6%, repartido 4% directo al salario y 2% en prestaciones. Por ejemplo, la despensa aumentó de $450 a $500, dado que en más de cinco años ésta no había sido considerada en el aumento salarial.

El segundo aspecto que se tuvo una erogación importante (20.54%) fue la colocación de otros 4,415 metros de adoquín, comparado con lo pagado el año pasado, el aumento del precio fue del 6%. Aun cuando, la recaudación por este concepto no ha sido muy alta, la recuperación de adeudos ha permitido continuar con esta obra.

El tercer concepto que tiene un gasto importante es el de energía eléctrica (9.27%). Este año ya se está pagando el consumo de energía de las cámaras así como la regularización que se hizo en Casa Club, en el área de la alberca y La Cascada, que no contaba con medidor.

El cuarto gasto más relevante (8.89%) en este periodo, corresponde a la compra de 200 luminarias LED. El descuento que se obtuvo en esta compra fue de 10%, pues cada luminaria costaba $2,740 y fueron adquiridas en $2,466. También esta erogación se pudo efectuar gracias a la recuperación de adeudos que se ha tenido este año.

Lo erogado por recolección de basura corresponde al 5.55%, del IMSS e INFONAVIT al 5.47%, el mantenimiento y mejoras al sistema de CCTV representa el 2.30%, en tanto que al PRODDER corresponde el 2.27% y la actualización del sistema de radiocomunicación, 1.99%.

Los demás conceptos están por debajo del 2% de lo erogado durante este periodo, sin embargo, es importante acotar lo siguiente:

El gasto en artículos de ferretería ha sido mayor, por las adaptaciones que se han tenido que hacer para proteger de descargas eléctricas las nuevas luminarias: alambre para aterrizarlas a tierra y los conectores especiales que evitan la formación de sarro.
Se compró una nueva bomba para la cisterna, pues la que había, dejó de funcionar, además, se hicieron adaptaciones en los tableros tanto de la cisterna como del pozo, pues no tenían los elementos necesarios para evitar sobrecargas eléctricas. Esto se realizó con el Programa de Devolución de Derechos de CONAGUA 2019, por lo que, está contemplado recuperar los recursos pagados a dicha institución por la cuota de agua durante el 2019.
En el caso del gasto en remodelación de la alberca y fuentes, se compró pintura especial para pintarlas y se hizo la escalera.
Como equipo de oficina se adquirieron dos libreros, un archivero, una engargoladora, una impresora de color y un dispensador de agua. Tanto la impresora como el dispensador tenían más de ocho años y se descompusieron. Asimismo, se compró para el grupo de mantenimiento un rotomartillo, una desmalezadora y un cortasetos.
Se le pagaron $21,751.61 a uno de los gestores de cobranza que recuperó uno de los adeudos pendientes. Contamos con el recibo de honorarios correspondiente.
El gasto en materiales de construcción corresponde al material utilizado para la construcción de la escalera en la alberca, la terminación en las banquetas y la construcción de guarniciones (dentellones) del área de colocación del adoquín.

En 2019, también se incorpora el rubro de depreciaciones, dado que ha sido una observación que han hecho en ejercicios pasados, los auditores.

Para finalizar, nuevamente agradecer a todos los asociados y colonos comprometidos con el pago puntual de sus contribuciones y por su apoyo, al asumir la corresponsabilidad del control de los ingresos. Además, un agradecimiento inmenso para Josefina Durán y Ángeles Gaona por su trabajo desinteresado e invaluable en la revisión del registro de los ingresos.

Sesión de preguntas

Al finalizar el informe, el moderador solicita que si los asistentes tienen preguntas sobre este punto las hagan.

El señor Carlos Quinto solicita que se dé la fecha en que se presentó el proyecto de egresos a la Asamblea, el Doctor García señala que dadas las circunstancias que imperaron en la Asamblea del 15 de diciembre del 2018, se impidió que se presentara dicho proyecto, pero que en esta Asamblea sí se hará.

El señor Roberto Hernández pregunta las características de la bomba de agua que fue adquirida, si es posible bajar el consumo de energía y sobre las fallas del sistema eléctrico de Fraccionamiento. La Lic. Huicochea le responde, que muchas de las fallas se deben a que los colonos no podan los árboles que están en su banqueta y que CFE ya no va a realizar ese trabajo, a menos que haya una afectación grave. Menciona que la Asociación no puede ser responsable de podar más de quinientos árboles que están en las banquetas.

El Arq. Hugo Rivera explica las adecuaciones que se hicieron en el pozo y la cisterna para ahorrar energía y proteger el equipo de sobrecargas y las características de la bomba que se compró para la cisterna. La Lic. Huicochea explica que la energía utilizada por el alumbrado público no es pagada por la Asociación, dado que el Fraccionamiento está municipalizado. El Dr. García invita al señor Hernández a que se integre a las comisiones para que dé sus sugerencias y mejorar el sistema eléctrico del Fraccionamiento.

El señor San Román pide que se le dé el plan maestro del adoquín porque no lo ha encontrado en la página, para saber cuántos metros se van adoquinar y cuantos años se va a tener que pagar. El Dr. García muestra cómo ingresar al plan maestro de adoquín desde la página de la Asociación y explica que lo que ha impedido que se cumpla con la fecha estipulada, es la falta del pago de la contribución e invita a los asambleístas a que colaboren con su pago.

La señora Josefina Suárez pide que se informe detalladamente la recuperación que ha habido. También señala que hay muchas propiedades abandonadas, por lo que hay que tener cuidado de que no vayan a ser invadidas por el municipio y la Asociación pierda lo que se deba. El moderador acota que estos son temas para asuntos generales y que se retome el punto de calificar el informe y la rendición de cuentas.

Una asambleísta pide que se aclare cada punto, pues no ha entendido nada y tiene dudas, señala que siente que se están evadiendo las respuestas. El Doctor García aclara que no se está evadiendo ninguna respuesta, pero que se dio un informe general y que cualquier duda particular, el Consejo está abierto a aclararla. También pide que se asista a las Asambleas para que los colonos se enteren de cómo se usa el dinero de las contribuciones.

La señora Ma. Elena Sánchez señala que no está de acuerdo con que varios de los asambleístas estén grabando. La Lic. Huicochea le aclara a la señora Josefina Suárez que lo que se informa respecto a las recuperaciones es general, pero que puede enseñarle los recibos para vea los detalles. Además, señala que no es fácil realizar las recuperaciones de los adeudos, que si quiere integrarse a las Comisión se Cobranza es bienvenida, ya que por el momento no hay gestores de cobranza, el Consejo es el único que ha está trabajando en la recuperación. La señora Josefina Suárez acepta integrarse a la Comisión de Cobranza.

La señora Sánchez Serrano pide respeto para los miembros del Consejo, pues lo que están haciendo es informar y muchos los están atacando sin razón. También, señala que no está de acuerdo con que estén grabando a los que hablan y que el señor Carlos Quinto se la ha pasado haciéndole señas que a ella le molestan. El moderador pide que se vote si se permite que se grabe o no, lo cual suscita una discusión. El Ing. Emigdio Carro señala que nadie puede grabar a un tercero sin su permiso. La discusión continúa y el señor Carlos Quinto pide su derecho a réplica para contestar a lo que la señora Sánchez Serano dijo de él. El moderador pide que si son asuntos particulares se traten entre los aludidos y que en la Asamblea se discutan solo los asuntos que competen a todos.

El señor Jaime Heredia hace una moción de orden e intenta hablar, pero el señor Quinto no se lo permite, la Lic. Huicochea toma el micrófono para pedir que se respete la moción de orden solicitada. El señor Heredia señala que los asuntos personales se pueden tratar fuera de la Asamblea, pues en ésta se deben tratar los asuntos que nos competen a todos.

El moderador pide que se vote por presentado el informe y la rendición de cuentas, pero la señora Martha Montufar pide hacer una pregunta, respecto a si se van a subir las cuotas de mantenimiento. Tanto el Dr. García como la Mtra. Azpeitia le indican que ese tema se tratará más adelante.

El señor Quinto le pregunta al Presidente, Dr. García, cuál es la fecha de la impugnación de la Asamblea del 15 de diciembre del 2018, la respuesta del doctor es que no lo sabía en ese momento. El moderador pide que se vote si están de acuerdo con que ya concluyó la discusión del punto del informe y rendición de cuentas. La votación fue 31 votos a favor, 9 votos en contra y cero abstenciones. Dado que la mayoría estuvo de acuerdo en que el punto estaba agotado, el moderador pide que se vote la presentación del informe y la rendición de cuentas del periodo enero octubre del 2019.

Acuerdo 1.

Con 32 votos a favor, 0 en contra y una abstención, se da por presentado y aprobado el Informe y la Rendición de Cuentas del periodo enero a octubre del 2019.

Terminada la votación, el moderador señala que se pasa al punto 3: Resultados de la auditoría realizada al ejercicio 2018. El Dr. García señala que los integrantes de la Comisión de Revisión Contable (Ángeles Gaona, Josefina Duran, Graciela Alcalá, Ricardo Macedo, Luis Martínez, Carlos Quinto Abonce, Emigdio Carro) fueron los responsables de elegir al auditor que realizó la auditoria a los estados financieros del 2018, esta Comisión pidió que fuera un auditor certificado quien realizara el trabajo.

El Dr. García reitera que la selección del auditor debe de ser por parte de la Comisión de Revisión contable y que de ninguna manera sea del Consejo Directivo, enfatizando que esta práctica debe continuar en los futuros consejos.

El Lic. Manuel González Fuentes toma la palabra, presenta al Contador Benjamín Barajas, al Contador Enrique Cárdenas, contador certificado, y menciona que fueron los responsables del despacho para auditar los estados financieros del 2018. Acto seguido da la palabra al Contador Cárdenas quien explica las características de un contador certificado: tiene requisitos más estrictos en su preparación académica y en su conducta ética, sino es así pueden perder la certificación y ser sancionados en su ejercicio profesional. Los trabajos que realiza un contador certificado deben de hacerse con mucha conciencia profesional, evaluando los aspectos financieros de forma rigurosa, por lo que emitir un juicio, exige mucha responsabilidad por parte del contador al realizar un dictamen.

Terminado el comentario respecto a lo que es un contador público certificado, señala que su trabajo consistió en realizar la auditoría sobre los estados financieros al 31 de diciembre del 2018. Menciona que su trabajo consistió en revisar todos los rubros de los estados financieros. Declara que con base en la revisión y las pruebas que realizaron, todas las operaciones realizadas se encuentran debidamente respaldadas y soportadas, arrojando un resultado satisfactorio en cada una de las pruebas.

Respecto al resultado de la auditoria sobre los estados financieros basado en las normas de información financieras, que son las normas que regulan la elaboración y la presentación de las cifras financieras, el resultado fue de una abstención por las siguientes razones: no se pudieron cerciorar de la existencia y la depreciación de los activos al 31 de diciembre del 2016, por un valor aproximado de tres millones de pesos, esto porque los estados financieros no contienen la información de un solo periodo como es el caso del 2018, sino que acumulan información de toda la vida de la Asociación, es decir, se reflejan cifras desde la creación de la Asociación y como ellos no se pudieron cerciorar de las cifras del activo contenidas en los estados financieros hasta el 31 de diciembre del 2016, se abstuvieron de dar su opinión en dicho rubro. También observaron que las cuentas por cobrar no se encuentran reconocidas en su totalidad en normas de facilitación, que el activo, pasivo y patrimonio no está clasificado conforme a su restricción, ya sea restringido o no restringido. También se observó que la contabilidad electrónica no se cumple y no se calcularon los remanentes distribuibles por los ingresos no reconocidos de los ingresos que no se devengan, es decir, no se genera el cálculo de lo que debe de ingresar de acuerdo con el número de colonos y la cantidad a pagar por cada uno de ellos durante el ejercicio, lo que equivaldría a los recursos con los que contaría la organización. El contador Cárdenas finaliza señalando que debido a que estos rubros financieros no se cumplieron, fue que se abstuvieron de dar su opinión.

El Contador Manuel González Fuentes toma la palabra y señala que le gustaría resaltar el desempeño de la actual administración. Explica que la información que se sube a la página es un sistema de flujo de efectivo, lo que corresponde a que los recibos se generan conforme los colonos pagan sus contribuciones, arroja los recursos con los que se cuenta y en qué se pueden aplicar, por lo que al ser un sistema de flujo de efectivo, no se va registrando la cuenta por cobrar, sin embargo, en la administración sí se lleva un registro de lo que ingresa, aunque lo lógico sería, como se hace en otras organizaciones, que se emitiera cada mes la cuenta por cobrar, es decir, el recibo de cada colono y ese recibo se entregara hasta que se cubra el pago. Señala que ellos han notado, que esto ha ido mejorando desde la primera vez que ellos realizaron una auditoría, ya que en el ejercicio 2016, que revisaron no pudieron emitir una opinión favorable dado que la contabilidad no existía. Menciona que la actual administración ha ido incorporando las opiniones que ellos han ido dando en las diferentes auditorías que han realizado, por ejemplo, ya se incorporaron las depreciaciones en el ejercicio 2019; también ya se está cumpliendo con lo señalado en el Estatuto de realizar un manejo mancomunado de los recursos, lo que no se hacía cuando ellos llegaron; por otro lado, observaron el manejo de efectivo en la oficina era excesivo y al día de hoy ya se ha reducido en un 70%.

El Contador González Fuentes menciona que el proceso de establecer un control interno, que es una de las partes medulares de toda organización, no es producto de un ejercicio, sino que es producto de un trabajo que se vaya evaluando. Acota que realizaron una reunión con los miembros de la Comisión de Revisión Contable, donde señalaron que se deben desarrollar ciertas políticas que normen los procesos contables y fiscales de la Asociación, una vez que se evalúe el costo económico para llevarlas a cabo, pues tarde o temprano las autoridades las van a aplicar a la Asociación. También insistió en que se mejoren los sistemas de control que se han establecido y que se continúe fomentando procedimientos que generan mayor transparencia en los recursos.

El Contador González Fuentes reitera que desde su opinión, el trabajo que está realizando la actual administración es favorable, que no encontraron ningún mal manejo de recursos desde el punto de vista del sistema del flujo de efectivo, no así desde el punto de vista de las normas financieras, pues no se registra una cuenta por cobrar, no están registrados los valores reales de los activos, que se siguieron que se realizan avalúos, por ejemplo de la Casa Club y del terreno del pozo que son parte del patrimonio, pero que dependerá de la Asociación determinar si se realiza o no. Finalmente, agradece la confianza que se les otorgó para realizar la auditoria.

El Doctor García toma la palabra y señala que algunos de los puntos mencionados por los auditores dependerá de los asociados si se realizan o no, por ejemplo, pregunta si vale la pena realizar un avalúo a la Casa Club, pues dicho avalúo tiene un costo importante. Menciona que en la reunión referida por el Contador González Fuentes con la Comisión de Revisión Contable surgieron una serie de recomendaciones para ponerlas a consideración de la Asamblea. Acto seguido pide a la Mtra. Marcela Azpeitia lea la minuta de dicha reunión y que está firmada por todos los miembros de la Comisión.

La Mtra. Azpeitia procede a leerla:

Minuta de la Revisión de la Auditoria del ejercicio 2018.

Objetivo: Presentación de auditoria por parte del Contador Manuel González Fuentes y explicar los resultados.

1. El pedir una auditoría por parte de un auditor certificado eleva los parámetros de exigencia en la presentación de la contabilidad.

2. La forma de llevar el control de la administración es como flujo de efectivo.

3. No están incluidas en el balance las cuentas por cobrar, sin embargo, esta información se lleva de forma independiente por parte de la administración.

4. Se sugiere presentar a la Asamblea, si se integran las cuentas por cobrar al balance.

5. Para la Asociación no es necesario presentar en la contabilidad el activo, el capital y el pasivo dividido en restringido y no restringido.

6. Se recomienda solicitar un avalúo comercial de las propiedades de la Asociación.

7. Se recomienda realizar una consulta ante el SAT, para conocer de forma específica la obligación o no, de emitir los CFDI con motivo de la recepción de contribuciones por parte de los colonos.

Asistentes: Luis Martínez, Carlos Quinto, Emigdio Carro, Ángeles Gaona, Ricardo Macero, el Consejo Directivo: Javier García, Marcela Azpeitia e Ivonne Huicochea, con las firmas de los asistentes.

Toma la palabra la Tesorera, para aclarar que son las cuentas por cobrar, señalando que son los adeudos que se tienen en la Asociación. Menciona que algunas son de pocos años, pero que también están las que se tienen desde que inició la Asociación, lo que acumulado da como quince millones de pesos. Aclara que estas cuentas por cobrar se llevan de manera independiente fuera de la contabilidad, sin embargo, en alguna época se incluyeron como cuentas de orden.

La Lic. Huicochea señala que la cuestión es si se incluyen las cuentas por cobrar en la contabilidad propiciaría que se inflara la deuda y se tendría que seguir trabajando en la recuperación. Acota que un elemento a considerar es que los recargos son muy altos, pues se cobra el 3% mensual, que el Consejo actual, con el afán de recuperar los adeudos implementó la política de cobrar solo el 50% de los recargos acumulados en el estado de cuenta de los colonos.

Otro factor que estaría afectando el rubro de cuentas por cobrar en la contabilidad es el cobro del agua cuatrimestral, sin embargo, el señor Carlos Quinto había sugerido que se dividiera en cuentas por cobrar antiguas y en cuentas por cobrar recientes, lo que podría ayudar a manejar en la contabilidad este rubro. Por ello, se pone a consideración de la Asamblea si las cuentas por cobrar se incluyen o no en la contabilidad.

El moderador, Álvaro González, señala que es información muy compleja y que no es fácil de comprender sobre todo para aquellos que no son contadores, por lo que sugiere que sea la gente más empapada en el tema sea la que debe de asesorar en este tema y cuestiona si alguien tiene una pregunta.

El señor Luis Martínez señala que lo que se puede hacer es separar lo que es el capital y lo que son los recargos, pues éstos representan una deuda que no se cobra al 100% y una vez que se realice la negociación de pago del adeudo, se registra el capital, lo cobrado por recargos, explicando que fue lo que se hizo.

La señora Josefina Suárez propone que si se incluya en el estado financiero la distinción entre adeudo anterior y adeudo actual. También pide que presente una relación analítica de los estados financieros.

El señor Evencio Tovar señala que es significativo incorporar las cuentas por cobrar en el balance general porque es un tipo de activo y es importante revelarlo sobre todo por transparencia. Pregunta a los auditores si la forma de presentarlo en el balance, para no inflarlo de manera artificial dado que la probabilidad de recuperarlo es nulo, se puede hacer con una reserva preventiva en al pasivo.

El auditor, Contador Enrique Cárdenas, señala que es una tarea de evaluación constante y muy ardua, que debe realizar la administración, para determinar la pertinencia de las cuentas por cobrar que puede incluir en la contabilidad, dada la probabilidad de que pueda recuperarlas o no, pues de otra manera parecerá que se tiene un activo muy alto y no es así. Además, se debe hacer una evaluación mensual de las cuenta por cobrar, para determinar la posibilidad de cobro de cada cuenta y, será entonces, cuando se puede decidir cómo se verán afectado el pasivo.

El Contador Manuel González señala que todo lo que se menciona es correcto, sin embargo, lo que debe quedar claro es porqué debe existir la cuenta por cobrar, si bien impacta en los activos que tiene la Asociación, no debe pasar desapercibido que el objetivo es el control interno, ya que da una fotografía de las personas que están cayendo en mora, lo que permite llevar un control, pues al haber una disminución debe haber una explicación de porqué se da esa disminución, ya sea porque hubo el cobro correspondiente o una explicación de qué pasó, es darle seguimiento a ese ciclo económico.

La señora Ma. Elena Betancourt pregunta si se pueden abrir subcuentas de lo que ya es difícil de cobrar y dentro de la cuenta por cobrar tener dos otras cuentas de lo que es más fácil de cobrar y de esa manera, no había tanto movimiento en la cuenta que sería fija por el adeudo que se tiene respecto de las otras.

El Contador Manuel responde que eso sería recomendable, que incluso ellos sugerirían que se hiciera la clasificación de cuentas por antigüedad, las que tienen el adeudo de menos de 12 meses y aquellas que tengan adeudo de más de 12 meses. Lo que permitiría ir identificando esa información y los colonos, quienes son los usuarios de la información, lo tengan de una manera más transparente. El Contador Cárdenas comenta que una vez que se haga el reconocimiento de las cuentas, como nula o de escasa probabilidad de cobro, se puede segmentar en dos o tres cuentas, pues se reconoce el valor y al mismo tiempo el castigo.

La señora Lilia Menchaca sugiere que para no inflar el capital se puede hacer la división de dejar las cuentas cobrar anteriores a que empezara la administración actual y mandarlo a un fondo perdido y va a tener un valor mucho más bajo, para no estarlo inflando mes tras mes con intereses, es decir estancar las cuentas por cobrar antiguas. Por otro lado, las cuentas por cobrar de la gestión actual estarían en otra cuenta y señalar como se manejaron. Respecto a los intereses, es muy alto el monto determinado por una Asamblea del 3% mensual, habría que bajarlo para que sea recuperable.

El señor Luis Martínez señala que se realice un análisis y que se haga una prescripción positiva que es a los cinco años y que se baje el interés a 1.5% que es más real.

La Lic. Huicochea pide una moción de orden, dado que es un tema muy especializado y sugiere que las personas que han dado su punta de vista hasta ahorita, Lilia, Evencio, Ma. Elena, se integren a la Comisión de Revisión Contable y se realice el análisis y se presente en una próxima asamblea.

El señor Toledano menciona que para los asambleístas que no pertenecen a la Comisión, la Asamblea es foro donde se enteran del tema de cuentas por cobrar, lo que podría permitirles tomar una decisión sobre el tema.

Un asambleísta señala que más que hablar contabilidad hay que enfocarse en cobrarle a la gente que debe, pues hay incluso gente que renta y debe. Menciona que es necesario implementar una estrategia para presionar a esas personas, como ver si en la ley hay forma de vender su casa, pues el que debe 30 años tiene que pagar.

El moderador acota que todos estamos de acuerdo en que se recuperen los adeudos, por eso se deben acercar al Consejo los colonos que tiene alguna idea para apoyar y que se recuperen.

El señor Jaime Heredia señala que se debe de tomar como ejemplo, la tesorería de los municipios, de los estados o de la Ciudad de México, donde hay programas de regularización, para armar un programa de recuperación de adeudos con reglas claras que permita recaudar lo más posible de los adeudos.

La señora Norma Pazos señala que se debe ser muy cuidadoso con lo que se proponga para la recuperación, pues si se habla de condonar entonces se estaría incitando al no pago a otros colonos, por lo que hay que estudiar muy bien lo que se va a hacer. Menciona que la mayoría de los asistentes son colonos que están al corriente y que han pagado puntualmente, por lo que no está de acuerdo en que se reduzca una deuda de 30 años a solo 5, y que tenga que cuidar su propiedad.

La señora Graciela Alcalá acota que considera que se debe detener ya la discusión y que los interesados se deben apuntar en la comisiones para hacer las propuestas. Solicita que se apruebe que se cumplan con las observaciones a nivel general que hizo el auditor, porque de otra manera no se avanza y que de manera particular, se reúna la Comisión para hacer las propuestas y de ellas se saque la que más conviene a la Asociación.

La señora Jaqueline Pineda menciona que respecto a establecer mecanismos o programas de regularización, se debe verificar, pues cada estado tiene una normatividad diferente y que lo del embargo de las propiedades no es tema nuevo, que ya se ha investigado y no es algo fácil de llevar a cabo pues el juicio se debe pagar y en el presupuesto de la Asociación no se tiene una partida para ese rubro de recuperación.

El moderador pone a consideración de la Asamblea la aprobación de los estados financieros del ejercicio 2018 auditados e inicia la votación.

Acuerdo 2.

Con 37 votos a favor, 2 en contra y 1 abstención, se aprueban los resultados de los estados financieros del ejercicio 2018 que fueron auditados.

El moderador indica que se continúa con el punto 4. Seguridad: estadísticas de incidencias del periodo enero-octubre 2019, informe de mejoras al sistema de video-vigilancia, instalación de luminarias.

El Presidente informa que en cuanto a las estadísticas de incidencias del periodo que se informa, se tiene que solo se ha presentado una denuncia por el robo de un medidor de luz.

Se ha reportado el extravío de 3 bombas, 1 escalera de aluminio, 1 juego de herramientas y 1 vajilla y alimentos. Sin embargo, ninguno de los propietarios de estos bienes ha presentado denuncia alguna.

Un grupo de colonos presentó un escrito relacionado con unos disparos ocurridos en el interior del Fraccionamiento. Sin embargo, a pesar de que se difundió un video en el cual el colono Jaime San Román menciona que: “Varios reportamos, porque el señor salió y disparó hacia allá”, cuando un servidor contactó al señor San Román, vía Whatsapp, para preguntarle si él había atestiguado el hecho, con el objeto de apoyarlo para que presentara una denuncia, él me escribió que: “No”.

También, un servidor contactó telefónicamente a un colono que había dicho ser testigo de los hechos y tampoco quiso interponer una denuncia, es más, solicitó que se guardase su nombre en el anonimato.

Una cuadrilla de los trabajadores de mantenimiento, estaba como a 50 metros de distancia de donde supuestamente ocurrieron los hechos, razón por la cual, fueron citados por el Consejo

Directivo para preguntarles si habían observado algo y mencionaron que no habían visto nada.

Por último, consultamos con los abogados de la Comisión Jurídica para preguntarles qué podíamos hacer y la respuesta que recibimos fue que si no teníamos testigos, no podíamos hacer nada.

Es de suma importancia que aclaremos que para este Consejo, la seguridad del Fraccionamiento es una prioridad, por ello se ha reforzado el Proyecto Integral de Video-vigilancia, aprobado en la Asamblea del 21 de octubre de 2017, como se mencionará más adelante.

Adicionalmente, se ha prestado especial atención en la contratación del personal de vigilancia. Todos los vigilantes han sido visitados en sus casas y se ha visitado a sus vecinos, se les han hecho entrevistas de control de confianza, toda la investigación ha sido realizada por una empresa externa dedicada al ramo de seguridad.

Se han revisado los protocolos de seguridad con el Mando Coordinado, que es precisamente la entidad a la que recurrimos cuando sucede un hecho delictivo, y constantemente los estamos mejorando. De manera periódica, se tiene comunicación constante con este mando y colaboramos estrechamente con ellos tanto para que nos apoyen como para apoyarlos.

Es importante comentar que la opinión de los que velan por nuestra seguridad, es que el sistema de video-vigilancia es excelente. A manera de métrica, se puede mencionar lo siguiente: el Mando Coordinado muy recientemente comentó que en fraccionamientos vecinos ocurren en promedio un robo diario. Sin embargo, en nuestro Fraccionamiento no ha ocurrido lo mismo.

Por esta razón, es de suma importancia que no nos dejemos llevar por opiniones de colonos o personas que quieren difundir que este es un Fraccionamiento inseguro. Lo anterior, únicamente provoca ansiedad y desconfianza, lo que nos perjudica a todos. Por ello, invitamos a todos los colonos a estar siempre alertas y a que no bajaremos la guardia, ya que la seguridad deber ser un rubro prioritario para todos nosotros.

En cuanto a las mejoras que se han hecho de nuestro sistema de video-vigilancia, se encuentran las siguientes:

Se colocaron dos antenas sectoriales adicionales en la torre de la Casa Club, para mejorar la recepción de la señal enviada por las cámaras.
Se instaló una torre en la cisterna con una antena para mejorar la recepción de señal de las cámaras que están en la zona de la carretera.
Se compraron e instalaron 64 memorias para grabación autónoma de las cámaras, lo que permite que si la transmisión de señal de una cámara falla, las imágenes no se pierdan y continúe su almacenamiento.
Se repararon las alarmas remotas de las cámaras de la periferia del Fraccionamiento.
Se han instalado tierras y pararrayos para proteger los equipos contra los relámpagos.
Se tiene contratado una póliza de mantenimiento y constantemente se realizan reparaciones y mejoras.

Por otro lado, sustituimos todo nuestro sistema de radio comunicación. Pasamos de una tecnología analógica a una digital lo que representó una mejora sustancial en la comunicación. Anteriormente, existían zonas en el Fraccionamiento que no recibían señal y esto representaba un problema grave, para la comunicación entre los elementos del grupo de seguridad.

Actualmente, la señal de los radios se recibe en todo el Fraccionamiento. El equipo tiene una antena base VHF, una fuente de poder, un repetidor digital y 8 radios de comunicación digital.

Para mejorar la iluminación del Fraccionamiento, se compraron 200 lámparas LED de 55w marca MAGG y se han instalado 185 de ellas.

Agradecemos a los miembros de la Comisión de Seguridad por el apoyo técnico, tanto en la recomendación de la tecnología de las luminarias, como en sus consejos para su colocación. Gracias Rafael Cristerna, Eduardo Dávalos y la participación como invitado de Claudio Rizoli.

Por último, trabajamos con los abogados Rodolfo Padilla y Jaqueline Pineda, gracias abogados, un procedimiento para ver las imágenes de las cámaras por parte de los colonos que a continuación presentamos para su aprobación y seguimiento.

La Secretaria, Mtra. Marcela Azpeitia, procede a leer: Procedimiento para solicitar ver las imágenes de las cámaras propiedad de la Asociación de Colonos de Vergeles de Oaxtepec, A. C.

Antecedentes

El presente procedimiento tiene como objetivo cumplir con el compromiso contraído por el Presidente de la Asociación, en la Asamblea General de Colonos del 15 de diciembre del 2018, referente a analizar cómo proceder respecto al uso de las imágenes generadas por las cámaras del CCTV de la Asociación.

Por tal motivo, el Consejo Directivo envió al Fiscal Regional de la Zona Oriente del Estado de Morelos, un oficio donde se le pedía señalara los lineamientos legales para mostrar las imágenes del citado sistema.

Siguiendo los lineamientos comunicados a la Asociación por la fiscalía mencionada, mediante oficio FRO/285/2019-02 de fecha 20 de febrero del 2019, mismo que se anexa a este instrumento (Anexo 1), se desarrolló el procedimiento que se presenta a continuación.

Procedimiento

1. Para poder acceder a las imágenes de las cámaras propiedad de la Asociación, el asociado deberá presentar un escrito dirigido al Consejo Directivo en el que se mencione lo siguiente:

a. Nombre del asociado que se responsabilizará de la información obtenida a partir de la solicitud.

b. Dirección en el Fraccionamiento.

c. Datos de contacto (teléfono celular o teléfono fijo en el cual se le puede llamar para cualquier asunto relacionado con su solicitud).

d. Ubicación de la(s) cámara(s) cuyas imágenes desea observar.

e. Fecha y hora específicas de las imágenes solicitadas.

f. Motivo por el cuál desea observar las imágenes.

g. Manifiesto en el que asegure que no existe una denuncia interpuesta ante la Fiscalía General del Estado, en cualquiera de sus áreas en la que se vea implicada como evidencia, alguna imagen solicitada y que por algún interés, cualquier persona requiera tener acceso a dicha información. En caso de que esto ocurra, deberá solicitar los videos de manera directa a la Fiscalía. (Utilizar los formatos que se encuentran en el Anexo 2)

h. Manifiesto en el que deslinda a la Asociación de cualquier situación legal, administrativa o de cualquier tipo, que se derive de haber observado las imágenes solicitadas, en el que se hace responsable de las consecuencias de sus actos por haber observado las imágenes. (Utilizar los formatos que se encuentran en el Anexo 2)

NOTA: La solicitud solamente procederá para aquellos asociados que cumplan con lo estipulado en el Artículo Sexto del Estatuto de la Asociación que a la letra dice:

“ARTÍCULO SEXTO.- El carácter de asociado se adquiere por quien posee legítimamente o es propietario de un predio dentro del Fraccionamiento Vergeles de Oaxtepec y cuando conste dicha adquisición, bien en contrato privado de compraventa o en escritura pública, debiéndose observar las obligaciones que para el caso establecen la ley de la materia y el presente Estatuto. […] Los derechos inherentes a la calidad de asociado se limitarán única y exclusivamente para aquellos que se encuentren al corriente en el pago de sus cuotas, quedando no obstante subsistentes todas las obligaciones contraídas al momento de adquirir la calidad a que se refiere el presente artículo, en tanto las mismas no hayan sido resueltas en su totalidad”.

2. El Consejo Directivo revisará la solicitud y dará al asociado una cita para mostrarle las imágenes. En caso de que exista una razón para negar el acceso a las imágenes, se le hará saber por escrito al asociado.

He leído el procedimiento y estoy de acuerdo en seguirlo para tener acceso a los videos de las cámaras de la Asociación. Nombre y firma del asociado

La Mtra. Azpeitia señala que este documento se le entregará al asociado que requiera ver las imágenes. Menciona que dicho documento contiene los dos formatos que tiene que llenar el colono y el oficio de respuesta del Fiscal. Además, acota que en caso que exista una denuncia será el fiscal, quien tendrá que solicitar las imágenes. (Se anexa al final del acta, el documento Procedimiento para solicitar ver las imágenes de las cámaras propiedad de la Asociación de Colonos de Vergeles de Oaxtepec, A. C.)

El señor San Román menciona que no se leyó la carta de que hay personas que rentan casas y no se están registrando, que respecto a los disparos se le solicitó al presidente que presentara una denuncia de hechos para que viniera la policía e inhibiera a la persona que realizó los disparos y no se hizo. Menciona que si se lee el oficio del fiscal no se mencionan tantos requisitos como el procedimiento propuesto, por lo que se debe tener una forma menos burocrática para poder presentar las denuncias y sugiere que se haga una revisión.

El señor Toledano pregunta quién autoriza que él vea las imágenes de una cámara. El presidente responde que el colono puede ver las imágenes siempre y cuando cumpla con el procedimiento y que es el Consejo Directivo en turno, la entidad que autoriza que se vean las imágenes. Además, comenta que el procedimiento fue revisado por los abogados para proteger a los colonos y a la Asociación de una posible demanda.

El señor José Luis Alcalá señala que si existe algún control de seguridad para personas extrañas, como la gente que renta. La Mtra. Azpeitia responde que existe un oficio que deben firmar los arrendadores donde se responsabilizan de varias cosas, entre ella bajarle a la música a las 12 de la noche y que ella, personalmente, ha hablado con los arrendatarios para concientizarlos de la forma en que se han comportado las persona a la que les han rentado su casa.

La señora Josefina Suárez señala que la seguridad es una cosa muy importante que no se debe soslayar, por lo que es imprescindible denunciar, sobre todo lo que sucedió con los disparos, que en vez de dividirnos debemos unirnos para el bien común y poder avanzar en mejorar la seguridad.

El señor Luis Carballo sugiere que se elabore un reglamento para controlar la conducta y actitud de las personas que rentan casas y pide se fumigue el terreno donde se tira la basura de poda.

El señor San Román menciona que el protocolo propuesto es solo burocracia para acceder al sistema de cámaras del cual es dueño y pide que se lea el oficio del fiscal respecto al uso de las cámaras. También, solicita se coloquen en caseta las fotografías de las personas que son presuntos ladrones de casa-habitación y que han detenido los Comvives.

La Mtra. Azpeitia, Secretaria de la Asociación, responde que la fiscal antisecuestro del Estado de Morelos dijo que el tener las fotografías exhibidas de esa manera no está permitido.

La señora Graciela Alcalá señala que para ver las imágenes de las cámaras, primero se debe acreditar que eres propietario de una parte proporcional de ellas como sucede cuando se presenta una denuncia, porque eso es hacer las cosas en orden y como lo marca la ley, no es burocracia como lo ha señalado el señor San Román.

El señor Eduardo Dávalos señala que el procedimiento se hizo con la finalidad que si se presenta una denuncia, las imágenes de las cámaras no se puedan desestimar como pruebas. El señor Heredia pregunta cuánto tiempo se requiere para realizar el protocolo y el Presidente le contesta que dos minutos, entonces argumenta que porque tanto discutir para cumplir con el procedimiento.

Otro asambleísta aclara que son dos cosas diferentes hacer una denuncia ante las autoridades y otra ante la Asociación para tener acceso a las imágenes de las cámaras, que al parecer eso es lo que no ha quedado claro para varios, pero que si se denuncia solo ante la Asociación se entiende que se pueden ver las imágenes.

El señor Carlos Quinto argumenta sobre la importancia de tener un protocolo para saber quiénes son los trabajadores que laboran en el Fraccionamiento y el señor Flores menciona que se debe prohibir la renta de casas, por lo que la Lic. Huicochea pide que ese tema se trate en asuntos generales y que se pase a la votación del procedimiento para ver las imágenes de las cámaras.

El moderador señor Álvaro González pide se vote la aprobación del procedimiento.

Acuerdo 3.

Con 28 votos a favor, 4 en contra y 1 abstención, se aprueba el Protocolo para solicitar ver las imágenes de las cámaras propiedad de la Asociación de Colonos de Vergeles de Oaxtepec, A. C.

Finalizada la votación, el moderador señala que se pasa al punto 5. Determinación de las contribuciones para el año 2020: mantenimiento, agua y adoquín.

La Lic. Huicochea, Tesorera de la Asociación, procede a presentar la tabla del presupuesto estimado para el año 2020.

	Concepto	Ene-oct 2019	Estimado nov-dic 2019	Total 2019	Presupuesto 2020
F	Salarios y prestaciones	$1,630,793.78	$350,000.00	$1,980,793.78	$2,150,000.00
F	Energía eléctrica	$523,346.29	$100,000.00	$623,346.29	$650,000.00
F	Recolección de basura	$313,088.84	$55,000.00	$368,088.84	$400,000.00
F	IMSS e INFONAVIT	$308,435.38	$60,000.00	$368,435.38	$400,000.00
F	Mejoras y mantenimiento sistema CCTV	$129,717.51		$129,717.51	$200,000.00
F	Vales de despensa	$109,480.73	$20,000.00	$129,480.73	$140,000.00
F	Gasolina	$80,204.17	$16,000.00	$96,204.17	$100,000.00
F	Servicios de contabilidad	$73,729.60	$15,000.00	$88,729.60	$125,000.00
F	Uniformes	$61,842.79		$61,842.79	$65,000.00
F	Equipo y artículos de oficina y papelería	$47,312.78	$2,000.00	$49,312.78	$50,000.00
F	Artículos ferretería y plomería	$45,603.38	$5,000.00	$50,603.38	$55,000.00
F	Auditoría	$40,000.00	$40,000.00	$80,000.00	$90,000.00
F	Comisiones bancarias	$39,390.66	$8,000.00	$47,390.66	$50,000.00
F	Artículos de limpieza y despensa	$37,667.16	$3,000.00	$40,667.16	$50,000.00
F	CONAGUA	$34,409.00		$34,409.00	$40,000.00
F	Maquinaría y herramientas para mantenimiento	$30,270.50		$30,270.50	$30,000.00
F	Mejoras y mantenimiento Casa Club	$34,644.01		$34,644.01	$100,000.00
F	Materiales y mantenimiento equipo de jardinería	$22,729.26	$2,000.00	$24,729.26	$25,000.00
F	Fumigación contra el mosquito	$20,722.24		$20,722.24	$20,000.00
F	Mantenimiento motocicletas y camioneta	$19,756.07	$5,000.00	$24,756.07	$25,000.00
F	Materiales para construcción y herrería	$16,451.09	$3,000.00	$19,451.09	$20,000.00
F	Mantenimiento alberca	$15,611.06	$3,000.00	$18,611.06	$20,000.00
F	Servicio telefónico	$11,341.70	$2,000.00	$13,341.70	$14,000.00
F	Página web	$9,999.99		$9,999.99	$11,000.00
F	Permiso 2019 para poda	$6,336.00		$6,336.00	$7,000.00
F	Mantenimiento caseta	$1,740.00		$1,740.00	$60,000.00
F	Hipoclorito	$1,392.00		$1,392.00	$1,500.00
F	Botiquín	$970.00		$970.00	$1,000.00
F	Recarga extintores	$928.00		$928.00	$1,000.00
F	Gas	$302.40	$500.00	$802.40	$1,000.00

V	Adoquín	$1,158,937.44	$100,000.00	$1,258,937.44	$1,500,000.00
V	Luminarias	$501,644.32		$501,644.32	$125,000.00
V	PRODDER	$128,041.00		$128,041.00	$100,000.00
V	Actualización equipo de radiocomunicación	$112,029.91		$112,029.91	$20,000.00
V	Remodelación alberca y fuentes	$38,698.02		$38,698.02	$40,000.00
V	Comisión por cobranza	$21,751.61		$21,751.61
V	Servicios notariales	$14,013.07		$14,013.07	$15,000.00
	TOTAL ANTES DE DEPRECIACIONES	$5,643,331.76	$789,500.00	$6,432,831.76	$6,701,500.00

Después de explicar el contenido de la tabla, señala que de acuerdo con la inflación esperada para el 2020 y siendo conservadores se estima gastar en el 2020, el 5% más que en el 2019. Explica algunos de los trabajos que se pretenden realizar como son: reparar la fosa séptica de caseta de vigilancia, comprar las luminarias para terminar de cambiar las que hacen falta en las áreas verdes, ver la posibilidad de dar mantenimiento al tanque elevado, continuar con el mantenimiento del equipo de radiocomunicación y tratar de ver algún sistema para quitar lo frío del agua de la alberca. Concluye presentando la propuesta de aumento a las contribuciones del 2020.

	Contribución 2019	Aumento	Contribución 2020	% aumento
Hasta 360 m2	$ 4,999.12	$ 249.96	$ 5,249.08	5%
m2 excedente	$ 12.25	$ 0.61	$ 12.86	5%
Agua	$ 4.19	$ 0.42	$ 4.61	10%
Adoquín	$ 3,490.00	$ 209.40	$ 3,699.40	6%

El moderador plantea a la Asamblea que se abre la discusión a preguntas y propuestas para determinar lo de las contribuciones del ejercicio 2020.

La señora Martha Montufar propone que no se aumenten las contribuciones. La señora Ma. Elena Betancourt señala que se debe controlar que los jardineros no desperdicien el agua cuando lavan las albercas. El señor San Román sugiere que se considere cuánto se le paga a CONAGUA, cuánto se recupera con el PRODDER y cuánto es el gasto de energía eléctrica para determinar la cuota del agua.

La Lic. Huicochea explica que desde el 2017 se ha llevado la bitácora del agua como lo manda CONAGUA, donde se registra el pago que se hace por la extracción de agua y el pago de energía eléctrica. Señala que a la fecha el costo de extracción y distribución del metro cúbico de agua es de aproximadamente $3.80, pero que además están los gastos por reparaciones de fugas y otros trabajos de mantenimiento como el del tanque elevado que se deben de atender.

Otra asambleísta señala que ella apoya que no se aumente la contribución en el año 2020. La señora Jaqueline Pineda solicita a la Asamblea que se concienticen que el aumento del 5%, es un pequeño esfuerzo que se debe hacer para mantener la plusvalía de las propiedades.

Uno de los asambleístas apoya la propuesta de que el aumento sea del 5%, para apoyar el proyecto que ha presentado el Consejo, sobre todo la reparación del tanque elevado que es muy importante.

El señor Álvaro González señala que es claro que nadie quiere que aumenten las cuotas, pero que, por otro lado, hay que concientizarse que el mantener el Fraccionamiento como está cuesta, por ello es importante que se dé el aumento.

El señor Quinto argumenta que no se debe aumentar más allá del 3% que se señala que ha sido la inflación hasta octubre. La señora Terrones propone que se aumente el 3% a mantenimiento y 5% a agua. La señora Norma Pazos señala que para mantener el nivel de vida que se tiene en el Fraccionamiento se debe pagar por ello, por eso se debe ser consciente de que se deben aumentar las contribuciones. El señor Roberto Hernández menciona que no está de acuerdo en que se aumente la contribución y que se deben revisar los gastos en rubros como la energía eléctrica. El señor San Román propone que el aumento sea la inflación. El señor Toledano propone que el aumento sea del 5% tanto en mantenimiento como en agua.

El moderador, Álvaro González, pide que ya se concreten las propuestas para pasar a la votación. La Tesorera resume las propuestas: Consejo Directivo aumento de 5% a mantenimiento, 10% a agua y 6% a adoquín; Belinda Terrones 3% a mantenimiento, 5% a agua.

A la pregunta de la señora Belinda Terrones de cuánto se va a pagar por adoquín, comienza una discusión, pues no es claro si se tiene que continuar pagando aun cuando algunos colonos ya tienen el adoquín o cuántos años se va a continuar pagando, dado que el proyecto aprobado por la Asamblea ya está atrasado. La Tesorera aclara que la Asamblea en 2018 dio el mandato al Consejo Directivo que se aplicara en recuperar las cuotas que no se habían recuperado y comenta que dicha recuperación fue de $225,000. Además, señala que dada la recuperación de adeudos que sumó $900,000, fue que se pudo continuar con el proyecto de adoquín, pero que como la recuperación de adeudos es incierta, están pidiendo a la Asamblea que autorice nuevamente que haya una cuota para continuar con la colocación de adoquín. Entonces la señora Terrones menciona que propone que la cuota sea igual a la que se tuvo en 2018.

Finalmente la Tesorera resume las propuestas de aumento a las contribuciones: Consejo Directivo 5% a mantenimiento, 10% a agua y 6% a adoquín; Belinda Terrones 3% a mantenimiento, 5% a agua y 0% a adoquín; Martha Montufar 0% de aumento, Héctor Athié 5% a mantenimiento, 10% a agua y 0% a adoquín; Jaime San Román, la inflación de 3.84% a todo.

La Asamblea pide que se vote cada rubro de manera independiente, por lo que el moderador procede a iniciar la votación.

Mantenimiento: aumento del 5%, 24 votos; aumento del 4%, 2 votos; aumento del 3%, 7 votos, aumento del 0%, 2 votos.

Agua: aumento del 10%, 25 votos; aumento del 5%, 11 votos; aumento del 0%, un voto.

Adoquín: aumento del 6%, 21 votos; aumento del 0%, 13 votos.

Después de una discusión de cuanto sería el descuento por pagar en diciembre del 2019, la contribución completa del ejercicio 2020, se acuerda que se mantiene el descuento del 4%, igual que se hizo el año anterior, 2% en enero del 2020 y en febrero del 2020 se pagará la contribución completa. Los convenios no recibirán descuentos, ni en agua ni en adoquín.

Acuerdo 4.

Con 24 votos a favor se acepta un aumento del 5% a la contribución de mantenimiento, quedando en $5,249.08 la base hasta 360m² y $12.86 el metro cuadrado excedente.

En el mes de diciembre del 2019 se hará el 4% de descuento.

En el mes de enero del 2020 se hará el 2% de descuento.

En el mes de febrero del 2020 se pagará la contribución sin descuento.

En el mes de marzo del 2020 se iniciará el cobro de recargos retroactivo a enero del 2020.

Los colonos que paguen por medio de convenio pagarán la contribución con el aumento del 5%.

Acuerdo 5.

Con 25 votos a favor se acepta un aumento del 10% a la contribución de agua para el ejercicio 2020 quedando en $4.61 por metro cúbico.

Acuerdo 6.

Se aprueba con 21 votos a favor, un aumento del 6% a la contribución de adoquín para el ejercicio 2020 quedando en $3,700.00 por asociado.

El moderador señala a la Asamblea que continúa al punto 6. Asuntos generales. El señor Adolfo López expone que quiere pedir a la Asamblea se le haga un convenio por los $35,000 pesos que considera que es su adeudo. El Presidente se compromete a hacer un convenio con el señor López con las mismas condiciones que se han hecho con todos los demás deudores e informar en la próxima Asamblea cuánto ha pagado el señor López.

La señora Josefina Suárez pide que se informe detalladamente de la recuperación que se hace de los adeudos y qué se hace con las propiedades abandonas.

La señora Ivania Betancourt pregunta si las patrullas pueden entrar libremente al Fraccionamiento o que si las puede llamar algún colono o si solo entran a hacer rondines. El Presidente le responde que tanto las puede llamar un colono como el Consejo Directivo y que entran a hacer rondines, pero que en caseta se anota en bitácora que patrulla entra y el nombre de los policías, también menciona que hay un protocolo que se sigue en esos casos.

La señora Ivania sugiere que como en otros Fraccionamiento se tenga una lista de los trabajadores incumplidos o que los colonos hayan notado que les ha faltado algo cuando han trabajado con ellos, para que se pueda llamar a Casa club para pedir referencias de los trabajadores.

También hace la sugerencia de que si es posible marcar en las banquetas los números de las casas para que no se borre.

La Secretaria, Marcela Azpeitia, solicita de manera encarecida se siga el protocolo de avisar a caseta si es que se van a tener visitas, pues sino no se les permitirá el paso. Es una medida para reforzar la seguridad de todos.

La Tesorera explica el cuadro donde se muestran las cantidades de las contribuciones que se pagan con descuento.

4% de descuento diciembre 2019
	2020	Menos 4%	Total
Hasta 360 m2	$ 5,249.08	$209.96	$5,039.11
m2 excedente	$12.86	$0.39	$12.48

2% de descuento enero 2020
	2020	Menos 2%	Total
Hasta 360 m2	$5,249.08	$104.98	$5,144.09
m2 excedente	$12.86	$0.26	$12.61

Sin descuento febrero 2020
	2020
Hasta 360 m2	$5,249.08
m2 excedente	$12.86

No habiendo más participaciones, el moderador señala que concluye la Asamblea siendo las 14:15 horas.

ANEXO 1

OFICIO FRO/285/2019-02 DE FECHA 20 DE FEBRERO DEL 2019 DEL FISCAL REGIONAL DE LA ZONA ORIENTE DEL ESTADO DE MORELOS

CARTA DE RESPONSABILIDAD PARA ACCEDER A LAS IMÁGENES GENERADAS EN EL SISTEMA DE CCTV DE LA ASOCIACIÓN DE COLONOS DE VERGELES DE OAXTEPEC, A. C., SIN HABER PRESENTADO UNA DENUNCIA ANTE EL MINISTERIO PÚBLICO.

Por medio de la presente, YO,_______________________________________________, declaro BAJO PROTESTA DE DECIR VERDAD, que poseo un inmueble en el Fraccionamiento Vergeles de Oaxtepec, en la ___sección, en la manzana ___, lote___, que he solicitado los videos de las cámaras que pertenecen a la Asociación de la cual soy asociado de acuerdo con lo estipulado en el Artículo Sexto del Estatuto vigente, debido a ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________, sobre dicho hecho no presenté ni presentaré denuncia alguna ante el Ministerio Público, por lo que deslindo de cualquier responsabilidad legal a la ASOCIACIÓN DE COLONOS DE VERGELES DE OAXTEPEC, A. C. y a los miembros del CONSEJO DIRECTIVO, DR. JAVIER GARCÍA GARCÍA, Presidente; MTRA. MARCELA AZPEITIA CONDE, Secretaria; LIC. IVONNE HUICOCHEA VÁZQUEZ, Tesorera, en caso de que los videos se invaliden como prueba pre-constituida de cualquier ilícito por haberlas visto sin haber presentado la citada denuncia.

Las imágenes que solicito observar son:

CÁMARA(S) UBICADA(S) EN:______________________________________________

FECHA(S) Y HORA(S): ____________________________________________________

Leo y firmo por voluntad propia, la presente carta, el día ___ del mes de ______________ del año dos mil ____________.

ATENTAMENTE

NOMBRE Y FIRMA DEL SOLICITANTE

DATOS DE CONTACTO:

Dirección_______________________________________________________________

Teléfono(s) _____________________________________________________________

Correo electrónico _______________________________________________________

CARTA PARA DESLINDAR LA RESPONSABILIDAD DEL USO DE LAS IMÁGENES GENERADAS EN EL SISTEMA DE CCTV DE LA ASOCIACIÓN DE COLONOS DE VERGELES DE OAXTEPEC, A. C.

Por medio de la presente, YO, _________________________________________________, declaro BAJO PROTESTA DE DECIR VERDAD, que poseo un inmueble en el Fraccionamiento Vergeles de Oaxtepec, en la ___sección, en la manzana ___, lote___, que he solicitado los videos de las cámaras que pertenecen a la Asociación de la cual soy asociado de acuerdo con lo estipulado en el Artículo Sexto del Estatuto vigente, debido a ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Una vez que vea las imágenes ASUMO TODA LA RESPONSABILIDAD DEL USO QUE DÉ A DICHAS IMÁGENES, ASÍ COMO DE LAS CONSECUENCIAS QUE SE DERIVEN DE DICHO USO, por lo que deslindo de cualquier responsabilidad legal a la ASOCIACIÓN DE COLONOS DE VERGELES DE OAXTEPEC, A. C. y a los miembros del CONSEJO DIRECTIVO, DR. JAVIER GARCÍA GARCÍA, Presidente; MTRA. MARCELA AZPEITIA CONDE, Secretaria; LIC. IVONNE HUICOCHEA VÁZQUEZ, Tesorera

Las imágenes que solicito observar son:

CÁMARA(S) UBICADA(S) EN: _________________________________________________

FECHA(S) Y HORA(S):_______________________________________________________

Leo y firmo por voluntad propia, la presente carta, el día ___ del mes de ______________ del año dos mil _____________________.